адресат;
12 - кореспондент;
156 - Порядковий реєстраційний номер. p> Найбільш оптимальною Прийнято рахувати індексацію з використаних номери справи по номенклатурі справ, оскількі номер справи одночасно указує и на місце зберігання, и на авторство, и на Зміст документа. Наприклад: 01-20/156, де:
01-20 - Номер справи по номенклатурі справ;
156 - Порядковий реєстраційний номер. p> При індексації вхідніх, вітікаючіх и внутрішніх документів слід використовуват одноманітну систему умовних позначені (індексів), в Основі Якої лежати наступні правила:
розташування складових частин індексу має буті постійнім;
система індексів, вживатися в організації, винна залішатіся незмінною ПРОТЯГ трівалого проміжку годині.
Если в конкретній організації при невелика об'ємі документообігу для оперативного поиска документа або ІНФОРМАЦІЇ про нього необхіднім достатнім є Використання Тільки порядкового реєстраційного номера, система індексів может НЕ розроблятіся.
4. Сістематізація реєстраційно-контрольних карток (РКК)
Масив реєстраційно-контрольних карток утворює довідково-контрольна картотека. Картки в картотеці мают буті розставлені у ПЄВНЄВ порядку, тоб сістематізовані відповідно до вибраних ознакой сістематізації. Ознакой сістематізації (пошукові ознакой) РКК:
алфавітній;
географічний (Регіональний);
кореспондентській;
номінальній (За видах и різновідах документів);
наочно-пітальні (По заголовку, змісту);
структурний (За структурі організації, по відділах);
хронологічній (За даті) i так далі
При розстановці РКК, як правило, вдається актівізуваті декілька пошуково ознакой (Зазвічай 3 - 5). Наприклад, картки документів, что надійшли и відправленіх, можна розставіті за змістом, питання розташуваті за Абетка, усередіні наочної рубрики картки сістематізуваті по Назв регіонів, розташованіх за Абетка, в шкірному регіоні розподіліті картки по кореспондент, а найменування організацій-кореспондентів розташуваті в Алфавітному порядку и так далі.
5. Контроль Виконання документів
Контроль - Невід'ємна (основна) функція управління и необхідній елемент управлінської ДІЯЛЬНОСТІ. Мета контролю - своєчасного и якісного Виконання шкірного доручення. У контрольній ДІЯЛЬНОСТІ розрізняють Дві групи операцій: контроль Виконання по суті поставлених Завдання; строковість контроль.
Контроль Виконання по суті поставлених Завдання здійснюють керівнікі всех рангів. Контроль за Дотримання термінів Виконання доручень всегда покладається на апарат керівника (службу ДОУУ). У контрольній ДІЯЛЬНОСТІ служби ДОУУ віділяють декілька етапів:
1. Постановка документа на контроль, оформлення відмітки про контроль в документі (18) i в реєстраційній ФОРМІ. Підставою для цього может буті: Резолюція керівника (16); аналіз змісту тексту (19). Документ с...
