документами, складеними відповідно до вимог затверджених стандартів та інструкцій, створення і направлення документів структурним підрозділам організацій та іншим суб'єктам за межами організації.
Основними діловодних функціями системи управління персоналом є: своєчасна обробка надходить і переданої документації; доведення документації до відповідних виконавців у системі управління персоналом; друк документів з кадрових питань; реєстрація, облік і зберігання документів з персоналу; формування справ відповідно до номенклатури, затвердженої для даної організації; копіювання і розмноження документів з кадрових питань; контроль за виконанням документів; передача документації по горизонтальних і вертикальних зв'язків.
У підсистемі управління персоналом, як і в системі управління всією організацією, впроваджені і ведуться такі уніфіковані системи документації: планова (планові завдання з кадрових питань і т. д.); первинна облікова (з обліку праці та заробітної плати і пр. ); звітно-статистична (за чисельністю, балансу, зарплати, продуктивності праці і т. д.); по соціальному забезпеченню (по пенсіях, посібниками, що пільгам, соціального страхування); організаційно-розпорядча (акти, листи та ін.) У відповідності з виконуваними функціями кадрова служба може вести наступні кадрові документи: особисті справи, особові картки, трудові книжки; проекти наказів з кадрових питань, план (звіт) з підготовки та підвищення кваліфікації персоналу, довідки про стан трудової дисципліни, дані про плинність кадрів і т. д.
Документаційне забезпечення передбачає організацію роботи з документами, що звертаються в системі управління персоналом. Основою документаційного забезпечення системи управління персоналом є діловодство - повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення працівниками кадрової служби (або отримання ними) до завершення виконання і передачі в інші підрозділи. p> Діловодство за формою організації робіт може бути: централізованим - якщо воно здійснюється в одному підрозділі (канцелярія, загальний відділ, секретаріат), децентралізованим - якщо воно розосереджено по різних підрозділах, і змішаним - якщо частина найбільш важливих, загальних для всієї організації робіт здійснюється в одному підрозділі, а інша частина - в інших підрозділах [4, с.121-123].
Кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог державних стандартів та інших нормативних актів.
Вимоги до оформлення документів грунтуються на державних стандартах уніфікованих систем документації: ГОСТ 16 487-83 В«ДП і архівна справа. Терміни та визначення В»і ГОСТР 6.30-97В« Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів В»[5, с. 80]. p> Організаційно-кадрова документація включає комплекс взаємопов'язаних документів, що закріплюють чисельний і посадовий склад організації, її структуру, завдання і функції, права, обов'язк...
