ка про взяття документа на контроль проставляється на лівому полі документа на рівні заголовка.
При веденні поточного контролю відповідальні за контроль виконання щодня, як правило, на початку робочого дня викликають на екран комп'ютера і при необхідності роздруковують список документів, термін виконання яких (поле В«Контрольна датаВ») закінчується сьогодні. За відповідних налаштуваннях програми список може автоматично роздруковуватися на початку кожного робочого дня. p align="justify"> В організаціях, що використовують систему електронної пошти, попередження виконавцю про документи з закінчуються терміни виконання може відправлятися на комп'ютер виконавця також в автоматичному режимі (з повідомленням про прочитання).
Спеціальні програми дозволяють виводити на екран списки документів, виконання яких закінчується у визначений термін. Автоматизована система контролю легко дозволяє переглянути всі завдання не тільки по термінах, але і за виконавцями і таким чином бачити завантаження кожного. При використанні локальних мереж в установі комп'ютер в будь-який момент може видати списки невиконаних документів, з закінчуються терміни виконання, ще не переглянутих виконавцем, з сортуванням по термінах, по виконавцях, по видах документів. Відповідні аналітичні довідки можуть автоматично складатися комп'ютером за заданою формою і вступати на комп'ютер керівника. p align="justify"> Для отримання певного виду довідки (звіту) в меню програми вибирається відповідний тип звіту, а потім в екрані задаються початкова та кінцева дати цікавить періоду.
Отриманий звіт виводиться на екран комп'ютера і при необхідності роздруковується. Процес складання і виведення на друк типових довідок (звітів) може бути повністю автоматизований, щоб система самостійно виводила на друк типові звіти із заданою періодичністю. Наприклад, керівник підрозділу може автоматично щоранку отримувати список документів (завдань) з простроченим терміном виконання за такою формою:
автоматизація документообіг контроль типової
Назва підрозділу
В
У такий список включаються всі невиконані документи, термін виконання яких раніше або дорівнює поточній даті.
Аналогічно можуть формуватися довідки за надісланим (походить) документам. У такій довідці документи групуються по підрозділах, а всередині підрозділів - за виконавцями. Така довідка дає уявлення про всю перепис ке, що ведеться тим чи іншим співробітником за певний період часу.
Приклад форми довідки про документи за виконавцями:
Довідка
В
Звіт про загальну кількість документів за виконавцями:
Назва підрозділу
В
Використання автоматизованих техноло...
