иконавців отримують копії документа.
У підвідомчу організацію разом з документом на виконання пересилаються два примірники РКК. Після виконання один екземпляр картки повертається з вказівкою дати і змісту виконання. p align="justify"> Для переважної більшості документів, що циркулюють в різних системах управління і організаціях, встановлюються терміни їх виконання, які відзначаються на верхньому полі контрольно-реєстраційної картки.
Зразок контрольно-реєстраційної картки
1234567891011121314151617181920212223242526 2728293031КорреспондентДата надходження та індекс Дата та індекс документаКраткое зміст Резолюція або кому направлений документОтметка про виконання
3.2 Виконання документів
Протягом всього терміну виконання служба ДОП регулярно перевіряє хід виконання документа. При невеликих термінах виконання за 3-5 днів до виконання служба ДОП нагадує виконавцям про наближення терміну виконання документа. Нагадування може бути зроблено по телефону або у вигляді письмового повідомлення (Приклад 2). Для розсилки нагадувань можна використовувати електронну пошту. br/>
Приклад 2
ТОВ В«ПрогресВ» Служба ДОП Нагадування Відповідальному виконавцю Рябцеву М.М. Нагадуємо Вам, що до терміну виконання листа-запиту від 12.08.2007 № 01-15/918 В«Про укладення договору на постачання пересувних електростанційВ», що надійшов з ВАТ В« Стройтрансгаз В», залишилося 3 дні. Термін виконання документа - 26.11.2012. У разі затримки виконання доручення пропонуємо Вам узгодити продовження терміну з Павловим С.С. (Тел. 214-33-21) .23.11.2012
Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади встановлює порядок перевірки ходу виконання документів з тривалими термінами виконання (попереднього контролю):
завдання наступних років - не рідше одного разу на рік;
завдання наступних місяців поточного року - не рідше одного разу на місяць;
завдання поточного місяця - кожні 10 днів і за 5 днів до закінчення терміну. ​​
Всі нагадування виконавцям і інформація про них фіксуються в реєстраційно-контрольної формі.
При необхідності зміни строку виконання документа відповідальний виконавець не пізніше 3 днів до закінчення цього терміну звертається до керівника, який виніс резолюцію, з доповідною запискою, яка містить обгрунтовану прохання про продовження терміну виконання документа із зазначенням планованого терміну виконання документа. В іншому випадку документ буде вважатися невиконаним. p align="justify"> Продовжи...