щоб при розшифровці воно розумілося однозначно. Наприклад, замість слова зобов'язання не можна написати зобов. або про-о, так як це може бути зрозуміле по-різному (обов'язки, обставина і т. п.). Правильне скорочення цього слова: обяз-во.
Слід розрізняти 1) складноскорочені слова, складені з поєднань: а) усічених Cлово і повних слів (спецодяг); б) одних усічених слів (колгосп); 2) абревіатури, складені з початкових букв повних найменувань і разделяющиеся: а) читаються за назвами літер (МТС); б) на читаються по звуках, що позначається буквами (вуз).
Скорочення повинно бути зрозуміло всім, що читає документ. Тому при першому вживанні скорочення в тексті воно має бути розшифровано в дужках, а потім бути представлено у скороченому вигляді. Наприклад: Російська академія державної служби (РАЦС), потім тільки РАЦС.
Не можна скорочувати ключові слова. Наприклад, якщо в документі йдеться про відрядження - це слово не скорочується.
ВИСНОВОК
Довгі слова і словосполучення ускладнюють їх вживання, тому в усній і письмовій мові в цілях компресії (стиснення) мови для позначення понять використовують скорочення.
Графічні скорочення - це скорочені (укорочені) позначення слів і одиниць виміру, використовуються тільки в письмовій мові, при читанні вимовляються як повні слова.
При вживанні графічних скорочень слід пам'ятати, що графічне скорочення не повинно закінчуватися на голосну. Допускається вживання в тексті тільки загальноприйнятих графічних скорочень, зафіксованих у державних стандартах і словниках.
Не допускається перевантажувати текст графічними скороченнями. Не рекомендується застосовувати кілька графічних скорочень в короткому відрізку тексту. Слід пам'ятати, що насиченість тексту скороченими написаниями в цілому знижує офіційний тон документа.
Перш ніж включати в текст документа скорочення, слід ретельно проаналізувати:
а) чи зручно таке скорочення для проголошення вголос, запам'ятовування;
б) не збігається чи дане скорочення з вже існуючим скороченням для позначення іншого поняття в тій же області або з назвою фірми, організації, торговим найменуванням та ін
У всіх інших випадках слід включати повну форму слова поряд з скороченням. Графічні скорочення в множині, як правило, не подвоюються, виняток становлять: рр..- Роки, пп.- Пункти та деякі інші.
Складноскорочені слова - слова, утворені складанням початкових елементів складових найменувань (вид абревіатур).
Скорочення повинно бути зрозуміло всім, що читає документ. Тому при першому вживанні скорочення в тексті воно має бути розшифровано в дужках, а потім бути представлено у скороченому вигляді.
Написання скорочень має бути уніфіковано в межах одного тексту. Наприклад, не можна позначати одне слово район то літерою р., То слогом рай., То комбінацією р-н.
Не можна скорочувати ключові слова. Наприклад, якщо в документі йдеться про відрядження - це слово не скорочується.
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
службовий документ скорочення
1.ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни т...
