обки документів. Створювані в різних підрозділах організації документопотоки зливаються в єдиний потік кореспонденції. Проектування раціональної системи документообігу відбувається на самих ранніх стадіях становлення підприємства. Для кожного виду документа складаються свої індивідуальні маршрути руху.
Таким чином, діловодство - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. ДОУ - складний процес, що характеризується різними параметрами, пов'язаними з процесами документування і з усією діяльністю підприємства, фірми. Основною метою ДОУ є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення. Для забезпечення ефективної роботи ДОП необхідно розділяти, класифікувати весь обсяг документації по різних групах.
.2 Види документаційного забезпечення управлінської діяльності, функції документів
Документ - матеріальний носій із зафіксованою на ньому в будь-якій формі інформацією у вигляді тексту, звукозапису, зображення і (або) їх поєднання, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, і призначений для передачі в часі і в просторі в цілях суспільного використання і зберігання [14, с.16].
У період наказного діловодства (XV-XVII ст.) видовий склад документів не був особливо різноманітним: грамоти, вироки, накази, доповіді, пам'яті, відписки, чолобитні [12, с.41].
Нині кількість видів документів сильно зросла, документаційне забезпечення - це складна система документів і взаємозв'язків між ними. Щоб у цій системі можна було розібратися, її структурірют, документи класифікують за різними ознаками.
Для того, щоб правильно структурувати діловодство, необхідно зрозуміти, які функції може виконувати той чи інший документ.
У соціальному плані будь-який документ поліфункціонален, тобто виконує одночасно декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різні людські потреби.
У діяльності підприємства документ може нести тільки одну фукцию, наприклад, технічне завдання несе тільки управлінську функцію.
Функції документів представлені в малюнку 1.2.
До загальних функцій документа належать: інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна. Поява будь-якого документа завжди обгрунтовано необхідністю «матеріалізації» інформації для її збереження та передачі в часі і просторі. Документ завжди породжений соціальною потребою, є соціально значущим об'єктом, і забезпечує зв'язок між окремими елементами суспільної структури, наприклад, між підприємствами. За допомогою документів відбувається закріплення і передача культурних традицій.
До спеціальних функцій документа належать: управлінська, правова і функція історичного джерела. Для того, щоб виробити певні принципи роботи з різними документами, необхідно провести їх класифікацію. Класифікація документів - це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Нижче наведена зведена таблиця класифікацій за різними ознаками, яка ділить документи на безліч видів.
Таблиця 1.1 Класифікація документів на підприємстві
ПараметрВідиПо видами діяльності (або призначенням) - організаційно-розпорядчі (управ...
