ментів, аудиту, відстеження їх статусу в процесі обробки, настроюються на специфіку організації, і не пропонує жодних стандартних процедур.
«Documentum». Дана система - це розробка однойменної корпорації «Документум Сервісіз», продукти якої орієнтовані на автоматизацію більш великих і складних систем управління документамі.обладает наступними можливостями:
· масштабованість і робота в територіально-розподіленому режимі, є можливість підключення мобільних користувачів;
· розсилка повідомлення та доручення відбувається за допомогою механізму електронної пошти;
· підтримка багатомовності через мовні пакети. Сенс у тому, що замовник встановлює одну версію програмного забезпечення, але може застосовувати різні її локалізації. На користувальницькому екрані мається меню, що випадає, у ньому він може вибрати мову. Механізм пошуку дозволяє вести одночасний пошук в документах на різних мовах. Русифікація продукту реалізована спільно з компанією «ПРОМТ»;
· сервіси генерації аудиторського сліду (тобто спостереження за діями користувачів);
· управління потоками робіт (workflow), у тому числі і за допомогою засобів графічних редакторів;
· управління мультимедіа-даними - вилучення інформації з неструктурованих даних, наприклад, тексту з зображення;
· друк з підтримкою цифрових водяних знаків і тимчасових міток;
· потоковий введення документів через сканер і розпізнавання.
Система «Documentum» є системою управління змістом (ЄСМ), а система документообігу будується на її основі під конкретного замовника. У ході нашого дослідження, ми встановили, що з усіх систем електронного документообігу «Documentum» є найдорожчою і орієнтована на дуже великі впровадження.
«Дело». Система автоматизації діловодства та документообігу «Дело» була розроблена ЗАТ «Електронні офісні системи». Дана система призначена для автоматизації діловодної діяльності, заснованої на традиційних вітчизняних технологіях і закріплених відповідними стандартами, та документаційного забезпечення управлінської діяльності державних організацій.
Функціональні можливості:
· відстеження всіх етапів діловодних операцій і результатів виконання робіт за основними функціональними процесам організацій та установ;
· єдина реєстрація всієї надходить кореспонденції, включаючи листи та звернення громадян шляхом створення реєстраційної картки, в яку заносяться відомості про документ, з подальшим направленням кореспонденції на розгляд керівництву і в структурні підрозділи. Реєструються як надійшли ззовні документи, так і створені всередині підрозділів. До їх числа відносяться вхідні, вихідні документи, листи та звернення громадян. Відомості про одне й те ж документі можуть одночасно знаходитися в різних картотеках;
· реєстрація проектів (з присвоєнням реєстраційного номера) як окремої групи документів, з подальшою перереєстрацією, шляхом створення пов'язаного документа з можливістю копіювання (перенесення) даних;
· введення текстів резолюцій, включаючи повторні і призначення виконавців по них;
· напрямок резолюцій і документів на робочі місця користувачів-виконавців за допомогою механізму електронної пошти;
· пересилку звітів виконавців по документу відповідальним виконавцям та/або авторам резолюцій;
· реєстрацію делопроизводителями руху документів (документообігу) усередині організації, включаючи переміщення паперових оригіналів і паперових копій документів і відповідних резолюцій, звіти про виконання, узгодження (візування) документів
· здійснення контролю за своєчасним виконанням доручень, звернень установ, організацій, резолюцій і вказівок керівництва; перевірка правильності і своєчасності виконання документів
· об'єднання і групування документів, зареєстрованих в системі діловодства, за різними ознаками;
· виконання пошуку за сукупністю реквізитів реєстраційних карток, а так само резолюцій, з метою здійснення функцій контролю виконання документів, і резолюцій та ведення довідково-аналітичної роботи;
· введення відомостей про відправку вихідних документів адресатам зі створенням реєстрів розсилки документів;
· отримання згідно з діючими правилами та інструкціями інформаційних матеріалів, зведень, звітів для надання керівництву;
· надання будь-якому посадовцю свого особистого електронного кабінету, внаслідок чого користувач має доступ тільки до документів, що знаходяться в його компетенції;
