сфери діяльності, єдиних вимог до оформлення, називається системою документації.
Системи документації можуть бути функціональними та галузевими. У галузевих системах документації відбувається документування відповідних видів діяльності та відображення їх специфіки.
Організаційно-розпорядча документація, в якій фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії та регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів та посадових осіб, тісно пов'язана як з галузевими, так і з функціональними системами.
Система організаційно-розпорядчої документації представляє для інших систем правову основу, тому так важливо і необхідно було провести уніфікацію цієї системи документації.
Уніфікація документів припускає:
· встановлення номенклатури діючих в рамках системи уніфікованих форм документів;
· розробку єдиної моделі (схеми) побудови документів системи з використанням, як правило, формуляра-зразка;
· розробку структур документів;
· створення загальних синтаксичних правил побудови документів.
При проведенні уніфікації документів враховувалися всі вимоги до документів на всіх стадіях їх створення, заповнення, обробки та зберігання.
Результати проведеної уніфікації документів доводяться до рівня обов'язкової правової форми - стандарту, вимога якого мають обов'язковий характер в межах сфери його дії (країни, галузі, окремої організації).
Уніфікована система документації (УСД) - це система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.
В даний час розроблені і діють наступні УСД:
· уніфікована система організаційно-розпорядчої документації;
· уніфікована система банківської документації;
· уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ і організацій;
· уніфікована система звітно-статистичної документації;
· уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств;
· уніфікована система документації з праці; 'Уніфікована система документації Пенсійного фонду Російської Федерації;
· уніфікована система зовнішньоторговельної документації.
На кожну уніфіковану систему документації розроблений державний стандарт. Розробниками УСД є відповідні міністерства (відомства), здійснюють координацію в тій чи іншій галузі діяльності.
Реквізит документа - це обов'язковий елемент оформлення офіційного документа, наприклад підпис, печатка, текст і т. д.
Набір реквізитів офіційного письмового документа, розташованих у певній послідовності, називається формуляром документа.
Для кожного виду документа (наказу, акта, листи тощо) характерний свій набір реквізитів. Однак уніфікація документів в кожній системі здійснювалася шляхом побудови формуляра-зразка документів для конкретної системи документації і встановлення на його основі оптимального складу реквізитів для даної системи документації, окремих видів документів, конкретного документа і т. Д.
Формуляр-зразок документа являє собою модель побудови документа, що встановлює область застосування, формати, розміри полів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити .
Таким чином, у кожній уніфікованої системі є формуляр-зразок, на основі якого розробляються єдині форми документів, єдині вимоги до оформлення реквізитів документів. У УСД також мають бути розроблені уніфіковані форми документів, що застосовуються в даній системі.
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) є системою документації, що застосовується в будь-якій організації, установі, підприємстві.
Застосування УСОРД регламентується ГОСТ Р 6.30-03 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів .
ГОСТ поширюється на організаційно-розпорядчі документи, передбачені УСОРД, - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення та регулювання діяльності:
· федеральних органів державної влади суб'єктів Російської Федерації, включаючи суб'єкти Російської Федерації, що мають поряд з російською мовою як ...
