Реферат Робота служби документаційного забезпечення

Тема: Отчеты по практике

державної національний мову, органів місцевого самоврядування;

· підприємств, організацій та їх об'єднань незалежно від організаційно-правової форми виду діяльності.

Формуляр-зразок ОРД застосовується як основа для побудови будь-якого виду організаційно-розпорядчого документа -Наказ, постанови, листи, протоколу, акту - на папері формату А4і А5 (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм) (Додаток №№ 1, 2, 3) .Формуляр-зразок встановлює такі розміри полів, не більше: 35 мм - ліве; 10 мм - праве; 20 мм - верхнє; 20 мм - нижнє.

Ліве поле документів необхідно для підшивки документів у справу, і воно повинно забезпечувати вільне читання тексту документа після його підшивки в справу. На лівому полі може оформлятися тільки один реквізит (18 Відмітка про контроль ), який наноситься або рукописним способом, або штемпелем і необхідний доти, поки документ не виконаний і не підлягає підшивці в справу. При проектуванні бланків в організації ліве поле документа дозволяється встановлювати 20 мм або збільшувати до 35 мм залежно від того, які кошти зберігання документів будуть застосовуватися.

Верхнє поле відводиться для розміщення таких реквізитів, які не можуть бути нанесені машинописним способом - реквізит 01 Державний герб РФ raquo ;, реквізит 02 Герб суб'єктів федерації raquo ;, реквізит 03 Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування) raquo ;. Ці реквізити наносяться, як правило, типографським способом заздалегідь на бланк документа. Реквізит 03 може оформлятися за допомогою ПК. На верхньому полі розташовується також реквізит 13 Гриф обмеження доступу до документа raquo ;, який найчастіше наноситься спеціальним штемпелем або оформляється також за допомогою ПК.

Рис. 1. Формуляр-зразок ОРД з кутовим варіантом розташування реквізитів (ф. А4- 210x297 мм)

Рис. 2. Формуляр-зразок ОРД з поздовжнім варіантом розташування реквізитів (ф. А4 - 210x297 мм)

Рис. 3. Формуляр-зразок ОРД з кутовим варіантом розташування реквізитів (ф. А5- 148x210 мм)

Правове поле - 10 мм, і воно не заповнюється будь-якими реквізитами.

Нижнє поле - 20 мм, і на ньому розташовуються реквізити, які проставляються рукописним способом або спеціальним штемпелем.

Формуляр-зразок встановлює певні вимоги до побудови конструкційної сітки.

Конструкційна сітка - ця сітка, що складається з горизонтальних і вертикальних ліній, нанесених на аркуш паперу стандартного формату.

Вертикальні лінії розташовані з відстанню, кратним кроку листи друкуючих пристроїв (так званий крок листи дорівнює одному знаку).

відстані?? між горизонтальними лініями кратно кроку рядки, яке показує інтервал, що позначається наступним чином: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 та ін.

За допомогою такої конструкційної сітки визначені максимальне число знаків, які можуть бути надруковані на одному рядку від лівого до правого поля, і максимальне число рядків при певному інтервалі. З урахуванням цього визначені зони розташування кожного реквізиту ОРД, беручи до уваги максимальну величину кожного реквізиту в знаках. Крім того, визначений максимальний склад реквізитів - 29, однак вони не всі присутні на будь-якому вигляді організаційно-розпорядчого документа.

формулярі-зразку, як уже було сказано, встановлено 29 реквізитів, які використовуються при підготовці та оформленні організаційно-розпорядчих документів. До їх складу входять:

- Державний герб Російської Федерації;

- герб суб'єкта Російської Федерації;

- емблема або товарний знак організації (знак обслуговування);

- код організації;

- код форми документа;

- найменування організації;

- довідкові дані про організацію;

- найменування виду документа;

- дата документа;

- реєстраційний номер документа;

- посилання на реєстраційний номер і дату документа;

- місце складання або видання документа;