з керівником організації.
Відповідно до затверджених річних розділами опису організація зобов'язана у встановлені терміни здати, а державний архів прийняти на зберігання внесені в опис справи.
Порядок передачі справ до архіву
У архів організації передаються всі справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Передача справ здійснюється лише з описів та відповідно до складеного завідувачем архівом графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником організації. Разом зі справами в архів передаються реєстраційно-контрольні картотеки діловодної служби установи. Заголовок кожної картотеки потрібно включити в опис.
Справи тимчасового (до 10 років) зберігання в архів організації, як правило, не передаються.
Беручи справи, співробітник архіву ретельно звіряє кожну справу з описом, перевіряє правильність формування та оформлення справи. Завідувач архівом розписується у прийомі справ на всіх примірниках річних розділів опису, вказує дату прийому і кількість прийнятих справ. Один примірник річних розділів описів повертається здавачеві, інші залишаються в архіві.
При здачі справ на державне зберігання організація представляє в державний архів:
ставлення на ім'я керівництва державного архіву із зазначенням назви організації, загальної кількості справ і крайніх дат документів;
опису в трьох примірниках, затверджені ЕПК архівного відділу;
історичну довідку організації, якщо справи здаються на державне зберігання вперше;
довідку про неповної схоронності документів (якщо які-небудь справи втрачені).
Потім справи шифруються. Шифровка включає в себе вказівку на обкладинці справи номера фонду, номери опису, номера справи.
звірена з описом і зашифровані справи пов'язують в архівні зв'язки. Здача справ оформлюється актом. Організація-сдатчик і державний архів розписуються на усіх примірниках описів та акту здачі документів.
Список використаної літератури
1. Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації.- М .: НИПИстатинформ Держкомстату Росії, 1 998.
. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення.- М .: ВНИИДАД, +2011.
. Основні правила роботи відомчих архівів.- М., 2012.
. Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням термінів зберігання.- М., 2 010.
. Примірне положення про постійно діючу експертну комісію організації. Затверджено Наказом Росархіву від 19.01.2013 №2.
. Теорія і практика референтської діяльності: Учеб. посібник /О.Я. Гойхман, Т.В. Гордієнко, Т.М. Надєїна та ін .; Под ред. О.Я. ГОЙХМАН.- М .: Инфра, +2011, 272 с.
. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформлення документів. Коментар до ГОСТ Р 6.30-97 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.- М .: Справа, +2011, 232с.
