аційна структура служби ДОУ і управління документами
2.1 Оптимізація структури та діяльності служби діловодства
Чисельність співробітників.
Наявна в даний час в ТОВ ??laquo; Тепломережі чисельність персоналу задовольняє потребу виробництва в трудових ресурсах для надання послуг запланованих у 2011 році.
Всього в підприємстві трудиться 395 чоловік. З них:
Інженерно-технічні працівники - 102 особи, з них з вищою освітою - 68.
Робітники і службовці - 193 особи, з них з професійним - 122.
Середній вік співробітників - 37 років (у 2010 році - 39) на малюнку № 1 представлена ??вікова структура персоналу.
Малюнок №1. Вікова структура персоналу
Показники динаміки зміни чисельності персоналу загалом і за категоріями, а також плинність кадрів показана в таблиці №3.
Таблиця №3 Показники динаміки зміни чисельності персоналу.
Показателі2009 г.2010 г.2011 г.1.Среднеспісочная чисельність працівників, чел.5044653952.Колічество звільнених, всього У т.ч. за власним бажанням За порушення трудової дисципліни За іншими прічінам.40 40 - - 32 30 1129 28 - 13.Колічество прийнятих працівників, чел.129174. Число працівників, які працювали весь рік, чел.492417332
Аналіз руху працівників показав, що середньооблікова чисельність працівників в 2011 році знизилася на 70 осіб порівняно з 2010 роком. Кількість звільнених за власним бажанням у 2011 році порівняно з 2010 роком скоротилося на 2 людини. Кількість прийнятих в 2011 році збільшилося на 8 осіб, ніж у 2010 році. Кількість працівників, які працювали весь рік в 2011 році в порівнянні з 2010 роком, зменшилася на 85 осіб.
Зменшення потреби в трудових ресурсах пояснюється тим, що на підприємстві проведено реконструкцію обладнання та впроваджені нові технології, що дозволяють надавати великі послуги меншою кількістю персоналу.
Список професій і посад із шкідливими умовами праці складається з:
газозварників;
газоелектрозварювальників;
газорезчиков;
изоляционщиков.
Загальна кількість робітників, які працюють у шкідливих умовах - 48 чоловік.
Обсяг документообігу.
Документообіг є важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанції (етапи) руху документів, але і швидкість цього руху.
До документообігу пред'являється ряд принципових вимог, обов'язкових для дотримання в усіх установах:
- прямоточност' руху документів, проходження їх до споживача інформації (виконавця) найкоротшим шляхом, через найменшу кількість пунктів (інстанцій), що виключає або зводить до мінімуму поворотні переміщення документів;
- вибірковість розподілу документів між керівниками та спеціалістами відповідно до їх функціональних обов'язків;
- обумовленість переміщення документів діловою необхідністю, виключення зайвих, дублюючих інстанцій і дій;
- одноманітність маршруту руху складу технологічних процедур і операцій для масових категорій документів;
- однократність виконання кожної процедури;
- пристосованість організаційної та технологічної характеристик документообігу до нової інформаційної технології: регламентуція складу та призначення автоматизованих робочих місць і баз даних, способів та умов передачі інформації між центральною і локальними базами даних і т.п.
Документообіг ділиться на декілька складових його частин - документопотоков: потік вступників документів (вхідний, що входить документопоток), потік документів, що відправляються (вихідний, вихідний документопоток). Під документопотоком розуміється структурована сукупність переміщуються в заданому напрямку документів. У технологічному аспекті документопоток являє собою схему (сукупність маршрутів, струмочків) руху традиційних, машиночитаних та електронних документів за встановленими пунктами їх розподілу, розгляду, виконання і використання.
Слід враховувати, що перераховані документопотоки властиві не тільки організації в цілому, але і будь-якому його структурному підрозділу, управлінської функції, окремому виду роботи, конкретному співробітнику. Документопотоки виникають і між установами, організаціями та підприємствами, фірмами, реалізуючи зміст зовнішнього документообігу.
Структура документопотока досить складна і включає в себе не тільки традиційні (паперові) документи, але й документи на будь-як...
