ції і зберігання призводить до того, що дані документи стають формальним вантажем. Тоді не тільки праця, витрачена на їх розробку, виявиться марним, але й надії на оптимізацію існуючих в організації процесів.
Інструкція з діловодства є нормативним документом, що регламентує організацію, правила, прийоми і процеси створення документів, порядок роботи з ними, здійснення контролю за їх виконанням.
У структуру інструкції з діловодства повинні бути включені наступні пункти:
1. Загальні положення.
2. Правила підготовки та оформлення документів.
3. Вимоги до реквізитам документів.
4. Організація документообігу
4.1. Порядок прийому, реєстрації, напрями та розгляду вхідної кореспонденції
4.2. Порядок підготовки та реєстрації вихідних і внутрішніх документів.
4.3. Організація контролю виконання документів.
4.4. Пошукова система по документах.
4.5. Складання номенклатури справ.
4.6. Формування та оформлення справ.
4.7. Експертиза цінності документів.
4.8. Передача справ в архів.
Положення інструкції з діловодства не повинні суперечити чинному законодавству у сфері інформації та документації.
Інструкція повинна розроблятися відповідно до основними положеннями Державної системи документаційного забезпечення управління і правилами з діловодства в Федеральних органах виконавчої влади РФ, Стверджується інструкція директором за погодженням з розробником.
Структурні підрозділи ТОВ ??laquo; Тепломережі здійснюють свою діяльність на основі Положень даних підрозділів, у яких визначені основні цілі, завдання, функції, обов'язки та права їх керівників. Коло обов'язків, прав; встановлення взаємовідносин; посадові обов'язки працівників ТОВ ??laquo; Тепломережі і кваліфікаційні вимоги до них закріплені та регламентовані посадовими інструкціями. Це дозволяє рівномірно розподілити обов'язки, і встановити підпорядкованість працівників.
У статуті ТОВ ??laquo; Тепломережі зафіксовані всі моменти, пов'язані з управлінням і документуванням управління, щоб надалі в діяльності Товариства не виникло проблем у розмежуванні повноважень або виконанні чужих обов'язків.
Але слід зазначити, що до теперішнього моменту відсутній такий основний нормативний документ, що регламентує документаційне забезпечення управління Товариства як інструкція з діловодства.
До розпорядчих документів ТОВ ??laquo; Тепломережі відносяться:
накази з організаційних питань;
- накази про затвердження в Товаристві штатного розкладу;
накази по особовому складу: про прийом на роботу, про звільнення, про переведення на іншу посаду, про надання відпусток, про заохочення та дисциплінарні стягнення.
У досліджуваній організації функціонують наступні системи документації:
. Система організаційно-розпорядчої документації. Одна з найважливіших систем документації ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;. Вона включає документи, які фіксують рішення всіляких питань управління та функціонування Товариства, окремих посадових осіб.
До організаційно-правових відносяться:
1. статут (регулює діяльність ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;, визначає її права та обов'язки);
2. штатний розклад;
3. посадові інструкції.
У підсистему розпорядчої документації входять документи, що регулюють ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;: рішення, наказ, розпорядження та ін.
2. Підсистема інформаційно-довідкової включає: доповідні записки, пояснювальні записки, заяви, службові листи, телеграми, факсограми, телефонограми, електронні повідомлення. До складу інформаційно-аналітичних документів входять: акти, довідки, відгуки, переліки, списки.
3. Система звітної документації складається з документів, що містять відомості про результати діяльності ТОВ ??laquo; Тепломережі за певний період часу. Основний вид - звіт, звітна доповідь.
4. Система планової документації: програма, план (перспективний, річний і т.д.), графік, кошторис витрат.
Таким чином, основними нормативними актами, що регламентують порядок роботи з документами, є всі положення, що діють в ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;, інструкції, усі графіки, табелі уніфікованих форм документів.
Глава 2 Організ...
