их типах носіїв - магнітних, фотографічних і ін., а також документи, що передаються по лініях комп'ютерної, факсимільного зв'язку , електронною поштою та ін.
Рух документів (документованої інформації) не може бути випадковим або визначатися суб'єктивними факторами. У процесі руху документ проходить досить автономні і закінчені технологічні стадії (етапи), які являють собою обов'язкові пункти обробки документів. Склад цих стадій стабільний при будь-якому часі технологічної системи обробки і зберігання документів.
Документопотоки розрізняють по напрямку і по відношенню до управлінського об'єкту. У напрямку виділяють горизонтальні потоки. Вони пов'язують організації або підрозділу одного рівня управління. Вертикальні потоки можуть бути висхідні та низхідні. Вони пов'язують організації різної форми.
По відношенню до управлінського об'єкту виділяють вхідний, вихідний і внутрішній документопотоки.
Вхідний документопотік будь-якої організації складається з наступних груп документів:
1. документи вищестоящих організацій;
2. документи від підвідомчих організацій, що містять відомості про виконання розпорядчих дій, звітні відомості про свою діяльність;
3. документи від НЕ супідрядних організацій, що направляються з метою узгодження спільних дій або отримання інформації;
4. звернення громадян.
Вихідний документопотік складається з документів, що складаються самою організацією та відправляються за її межі. Вихідні документи створюються або у відповідь на що надійшли, або як ініціативні.
Внутрішній документопоток складають документи, створювані і використовувані в самому апараті управління, що не виходять за його межі. У першу чергу внутрішній потік забезпечує цілеспрямоване вирішення всіх управлінських рішень в межах організації.
Кожен документопоток має досить стабільний маршрут руху.
Вхідні документи утворюють 3 напрямки руху:
- до керівництва організації;
- до керівництва структурних підрозділів;
- безпосередньо до фахівців.
Вихідний документопотік пронизує всю управлінську структуру. Тут можуть бути інформаційні документи, які готуються за дорученням керівника, і ініціативні, які готуються співробітниками з ініціативи. Маршрут руху цих документів залежить від кількості інстанцій узгодження, візування.
Найбільш нерегламентованими є маршрути руху внутрішніх документів. Тут більш-менш упорядковано рух розпорядчих документів, а підготовка інших документів ніякої регламентації не має.
Маршрут руху вхідних документів в організації багато в чому залежить від обраної форми ведення діловодства (централізована, децентралізована, змішана).
З документоведческой погляду основним видом діяльності ТОВ ??laquo; Тепломережі є розробка найбільш важливих документів товариства, підготовка яких вимагає встановлення спеціальної технології (правил юридичної техніки). З іншого боку, Товариство є юридичною особою і до нього, як і будь-який інший організації, властиво загальне діловодство, ведення якого також вимагає певної регламентації. Від цього в кінцевому підсумку в чому залежить і ефективність діяльності Товариства в цілому, оскільки між даними видами технологій є безпосередній зв'язок. Зокрема, значна кількість вхідних документів є передумовою прийняття того чи іншого розпорядчого документа.
Для організаційного, правового, інформаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення своєї діяльності Товариство створює структуру, до складу якої входять відділ кадрів, і відповідальні за діловодство.
Для досягнення найменших витрат праці та оперативності при роботі з документами в ТОВ ??laquo; Тепломережі використовується децентралізована форма ведення діловодства відділ кадрів проводить: прийом, обробку, облік, реєстрацію документів, адресованих директору ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;, заступнику директора, провідним фахівцям; контроль за термінами виконання розпорядчої документації, тиражування, поточне зберігання.
На кожному етапі кадровий відділ виконує типові операції по роботі з документами.
Всі операції, що виконуються відділом кадрів ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;, поділяються на дві групи: діловодних та організаційні.
До складу діловодних операцій по роботі з документами входять:
1. Прийом і реєстрація вхідних документів. Передача документів на розгляд керівництву і їх отримання від нього до вказівок і резолюціями про порядок виконання цих докуме...
