зберігання постійний.
Особові справи державних цивільних службовців зберігаються в кадровій службі, а особисті справи звільнених співробітників - в архіві державного органу. Для забезпечення збереження і конфіденційності документів особисті справи повинні зберігатися в сейфах або закритих металевих шафах. Особові справи розташовуються на розсуд працівників кадрової служби в алфавітному порядку, або по структурних підрозділах державного органу, або за порядковими номерами. Доступ до особових справ мають лише уповноважені посадові особи [25].
Практика свідчить, що ведення журналу особистих справ, незважаючи на те, що ніякими документами це не регламентовано, представляється доцільним.
У особистих справах систематизована інформація про персональні дані держслужбовця з метою:
· Забезпечення дотримання Конституції Російської Федерації;
· Забезпечення дотримання чинного законодавства Російської Федерації;
· Документування проходження цивільної служби, сприяння йому в навчанні і посадовому зростанні;
· Забезпечення особистої безпеки цивільного службовця і членів його сім'ї;
· Забезпечення збереження належного йому майна та майна державного органу;
· Обліку результатів виконання цивільним службовцям посадових обов'язків.
Кожен цивільний службовець особисто представляє свої персональні дані в кадрову службу державного органу.
Забороняється включати в особисту справу цивільного службовця персональні дані, не встановлені федеральними законами:
· Про його політичних, релігійних та інших переконаннях;
· Про приватне життя цивільного службовця, включаючи відомості про сімейні, особистих, побутових відносинах;
· Про членство в громадських об'єднаннях, у тому числі у професійних спілках.
Наймач при прийнятті рішень, які зачіпають інтереси цивільного службовця, не вправі грунтуватися на персональних даних цивільного службовця, отриманих виключно в результаті їх автоматизованої обробки або з використанням електронних носіїв.
У особиста справа не включаються копії документів про надання відпусток, відряджень, довідки про місце проживання, склад сім'ї, розмір заробітної плати [28].
У особиста справа цивільного службовця вносяться:
· Персональні дані держслужбовця (паспортні дані, номер страхового пенсійного свідоцтва, індивідуальний номер платника податків, адреса реєстрації та фактичного проживання, сімейний стан, трудовий стаж та ін.);
· Відомості, пов'язані з надходженням на цивільну службу, її проходженням і звільненням з цивільної служби та необхідні для забезпечення діяльності державного органу (пункт 3 статті 42 Закону №79-ФЗ).
Документи, що входять до особової справи, зручно комплектувати по розділах:
· У першому розділі зберігаються копії документів, які були прийняті або оформлені при прийомі на роботу даного співробітника: паспорт, ІПН, страхове свідоцтво обов'язкового пенсійного страхування та ін .;
· У другому розділі - копії документів про діяльність працівника в даному государ?? Твен органі: особисті заяви, накази про прийом, переміщення, звільнення, документи про дисциплінарні стягнення і заохочення;
· У третьому розділі - документи про проходження конкурсу на включення до кадрового резерву;
· У четвертому розділі - відомості про доходи, майно і зобов'язання майнового характеру цивільного службовця, документи про результати перевірок;
· У п'ятому розділі - документи про попередню роботу в державному органі.
Документи в розділах 2 - 5 розташовуються в хронологічному порядку їх надходження в кадрову службу державного органу.
Листи документів, включених до особової справи, нумеруються, а відомості про всіх документах відображаються у внутрішній опису.
При прийомі громадянина на цивільну службу проводиться первинне оформлення його особистої справи, для чого особової справи присвоюється обліковий номер, заповнюється обкладинка і корінець особової справи та вкладається внутрішній опис.
Ведення особистого справи полягає в:
веденні внутрішнього опису особової справи;
приміщенні в особову справу документів, що підлягають зберіганню в особистих справах, наприклад, після здачі цивільним службовцям кваліфікаційного іспиту в його особиста справа поміщаються екзаменаційний лист, відгук про рівень його звань, навичок...
