Статтею 24 Федерального закону від 27.07.2004 N 79-ФЗ «Про державну цивільну службу Російської Федерації» (в ред. 22.10.2013) [5] визначені правила оформлення службового контракту.
Згідно з Федеральним законом від 27.07.2004 N 79-ФЗ службовий контракт укладається у письмовій формі у двох примірниках, кожен з яких підписується сторонами. Один примірник службового контракту передається цивільному службовцю, інший зберігається в його особовій справі.
Службовий контракт укладається на основі акта державного органу про призначення на посаду цивільної служби.
Службовий контракт набирає чинності з дня його підписання сторонами, якщо інше не встановлено федеральними законами, іншими нормативними правовими актами Російської Федерації або службовим контрактом.
При укладанні службового контракту представник наймача зобов'язаний ознайомити цивільного службовця зі службовим розпорядком державного органу, з іншими нормативними актами, що стосуються до виконання цивільним службовцям посадових обов'язків [22].
Цивільний службовець має право розірвати службовий контракт і звільнитися з цивільної служби за власною ініціативою, попередивши про це представника наймача у письмовій формі (заява) за два тижні. Заява пишеться від руки і адресується керівнику організації. У тексті відбивається прохання працівника про звільнення, підстави розірвання службового контракту, термін звільнення, дата подання заяви [20].
Уявлення цивільних службовців документують із застосуванням форми Т - 8 «Наказ (розпорядження) про розірвання службового контракту».
Вказується дата звільнення, прізвище, ім'я, по батькові, табельний номер. Дата звільнення є найважливішим реквізитом наказу, так як відповідно до Трудового кодексу РФ днем ??звільнення працівника у всіх випадках є останній день його роботи.
У наказі про звільнення обов'язково вказують причину звільнення (наприклад: за власним бажанням (пункт 3 статті 77 ТК РФ)) [19].
Створюється два примірники наказу: на зберігання у відділ кадрів і бухгалтерії для розрахунку працівника.
На час щорічної оплачуваної відпустки за працівником зберігається місце роботи і середній заробіток (ст. 114 ТК РФ).
Надання відпусток регулюється такими наказами:
Наказ (розпорядження) про надання відпустки - форма № Т - 6, Т - 6а;
Наказ про перенесення відпустки (зміна дати відпустки);
Наказ про відкликання з відпустки.
Наказ (розпорядження) про надання відпустки видається з використанням форми Т6а для кількох працівників.
Він також має уніфіковану форму. На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки бухгалтерією заповнюються записка-розрахунок про надання відпустки працівнику - форма № Т - 60 і особиста картка працівника - форма № Т - 2ГС (ДОДАТОК Б).
2.3 Формування особової справи держслужбовця
Особиста справа держслужбовця починається з дати надходження на державну цивільну службу і закінчується в останній робочий день на державній цивільній службі. Протягом своєї трудової діяльності людина може неодноразово повертатися на держслужбу і кожного разу його особиста справа буде разом з ним повертатися у відділ кадрів того державного органу, де він буде працювати [24].
На одного державного службовця не може бути заведено кілька особистих справ.
Основними нормативними документами, відповідно до яких формуються особисті справи, є:
· Федеральний закон від 27.07.2004 №79-ФЗ «Про державну цивільну службу Російської Федерації» (в редакції від 22.10.2013) [4];
· Федеральний закон від 27.07.2006 №152-ФЗ «Про персональних даних» (редакції від 23.07.2013) [13];
· Положення про персональні дані державного цивільного службовця Російської Федерації та веденні його особистої справи, затверджено Указом Президента Російської Федерації від 30.05.2005 №609 (у редакції від 23.10.2008) [12];
· ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »[18].
Особові справи необхідно включити в номенклатуру справ кадрової служби державного органу із зазначенням термінів зберігання. Термін зберігання особистих справ становить 75 років з року розірвання трудових відносин з працівником. Особові справи керівника організації; членів керівних, виконавчих, контрольних органів організації; працівників, які мають державні та інші звання, премії, нагороди, вчені ступені і звання, у них термін ...
