контролю за збереженням документації всі документи зброшуровані і послідовно пронумеровані для полегшення їх пошуку при необхідності.
Зберігаються облікові регістри в сейфах або в окремих, спеціально обладнаних приміщеннях.
Затверджено і чи діють внутрішні контрольні органи: служба внутрішнього аудиту; призначена і затверджена чи керівником інвентаризаційна комісія; затверджена Чи комісія з приймання (передачі), введення в експлуатацію, списання основних засобів.
Чи проводяться внутрішніми контрольними органами ревізійні та інвентаризаційні планові і раптові перевірки на предмет з'ясування відповідності даних бухгалтерського обліку фактичній наявності (для підтвердження слід перевірити наявність інвентаризаційних відомостей): раптова ревізія каси (один раз на місяць); ревізія або інвентаризація при зміні матеріально-відповідальних осіб; облік залишків матеріалів відкритого зберігання (у будівництві) на кінець звітного періоду.
Відповідно до встановленими обліковою політикою термінами чи проводиться інвентаризація: складу на предмет фактичної наявності матеріально-виробничих запасів, особливо дорогих і дефіцитних основних засобів; готової продукції, товарів; незавершеного виробництва; нематеріальних активів; майна, прийнятого (Переданого на відповідальне зберігання); бланків суворої звітності, цінних паперів; фінансових вкладень; кредитів, позикових коштів.
Чи проводиться отримання та відпустку матеріально-виробничих запасів зі складу на підставі довіреностей і т.д.
2.3 Перевірка системи документації і документообігу
Своєчасне і якісне оформлення первинних облікових документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення у бухгалтерському обліку, а також достовірність які у них даних забезпечують особи, які склали та підписали ці документи. Для здійснення контролю та впорядкування оброблення даних про господарські операції на основі первинних облікових документів складаються зведені облікові документи. Таким чином, адекватно організована і своєчасно актуалізована система документообігу є основою облікового процесу.
Система бухгалтерської документації та документообігу регламентується затвердженим керівником підприємства графіком документообігу.
Відповідно до Положення з бухгалтерського обліку В«Облікова політика організаціїВ» ПБУ 1/98, затвердженим Наказом Мінфіну Росії від 09.12.1998 № 60н, правила документообігу, принципи обробки облікової інформації, а також форми первинних документів, що застосовуються для оформлення фактів господарської діяльності, за якими не передбачені типові форми первинних облікових документів, повинні бути зафіксовані в рамках облікової політики підприємства. Недостатня увага керівництва підприємства до існуючій системі документообігу може спричинити за собою спотворення звітності і, як результат - неправильне прийняття рішень, введення в оману зовнішніх користувачів. [20, с.101]
При аналізі графіка документообігу необхідно провести обстеження робочих місць бухгалтерської служби, а також співробітників інших підрозділів підприємства, які беруть участь в обробці бухгалтерських документів. У першу чергу необхідно визначити основні функції кожного бухгалтера, перелік розкритих їм в обліку господарських операцій, документів і заповнюваних регістрів обліку. При цьому потрібно визначити, хто перевіряє і візує відповідні документи. При обстеженні необхідно мати на увазі, що всі оброблювані первинні документи бухгалтерського обліку повинні знайти своє відображення в регістрах бухгалтерського обліку. Тому доцільно на етапі обстеження виявити алгоритми формування регістрів, а також застосувати додаткові процедури, що дозволяють оцінити правильність їх складання, виявити неналежне відображення первинних документів в облікових регістрах, оцінити ризик невідображення документів у бухгалтерському обліку. Також необхідно визначити, яким чином інформація з регістрів бухгалтерського обліку потрапляє у звітність, і проаналізувати механізм формування зовнішньої звітності на предмет правильного перенесення в неї даних з регістрів бухгалтерського обліку.
Цей спосіб обстеження допомагає знайти дублювання і розрив у графіку документообігу. Таким чином, зіставлення дій кожного бухгалтера, визначених у ході обстеження робочих місць, і дій, виконання яких повинно здійснюватися бухгалтерією виходячи з конкретних функцій циклу, дозволить виявити, наскільки адекватна робота бухгалтерії, включаючи документообіг, які мають місце в діяльності підприємства бізнес-процесам.
Прийнята система документування та документообігу повинна забезпечувати:
повноту відображення в бухгалтерському обліку всіх фактів господарської діяльності. Кожен факт господарської діяльності повинен бути зафіксований в первинному бухгалтерському документі, оскільки первинні облікові документи є підтвердженням самого факту здійснення господарської операції, а також є підставою для формування ф...
