подібна ситуація може виникнути у випадках встановлення контактів навіть з процвітаючим, на перший погляд, рекламним агентством, що має велике число нагород і дипломів. Як правило, такі нагороди є дійсно показниками успішної діяльності агентства. Однак тут можуть мати місце наступних два моменти:
нагороди видані головним чином за креативність реклами і невідомо, наскільки вона виявилася ефективною у своїй основній функції - розширити ринок збуту товарів клієнтів;
отримані нагороди можуть виявитися для рекламного агентства приводом для самозаспокоєння і відсунути на другий план саму ідею доброякісної роботи для клієнта.
Невеликому підприємству не завжди варто шукати найбільше, саме процвітаюче рекламне агентство, хоча якість роботи в останньому, по всій ймовірності, гарантовано. Однак престижні агентства згодні мати справу з фірмами з невисокими обсягами виробництв, як правило, тільки в тих випадках, коли вони втратили з яких-небудь причин свого солідного клієнта. Як тільки їм вдається отримати нового такого клієнта, вони можуть втратити інтерес до своїм не дуже багатим замовникам.
Вибір рекламного агентства, з яким дана фірма-виробник збирається мати справу, є заключною ланкою стадії 1. В цілому ця стадія може виявитися тривалої або короткої, складною або простий для замовника залежно від його первісної компетентності, складності цілей, об'єктивних чинників, зокрема наявності або відсутності необхідного для нього виконавця, можливостей вибору серед декількох і ін
На стадії 2 взаємин двох організацій відбувається підписання контракту (договору), в якому рекламне агентство надає свої послуги рекламодавцю.
Контракт або договір є документом, що визначає права і обов'язки двох сторін у процесі розробки, створення та розповсюдження реклами. Чим більше конкретних пунктів домовленостей буде міститися в контракті, тим більш дієвим він буде і тим меншим стане ризик можливих конфліктів. У контракті необхідно обов'язково відобразити наступні моменти:
назву і перелік послуг рекламістів, включаючи перелік всіх етапів роботи;
перелік предметів реклами та їх характеристики;
загальний термін договору;
загальна сума договору;
порядок і терміни надання вихідних даних;
порядок і терміни виконання окремих етапів;
порядок і строки надання звітів про розробляються або проведених рекламних заходах;
умови майнової відповідальності сторін за порушення порядку і термінів договору;
інші умови, які рекламодавець і рекламіст (рекламне агенція) вважають за можливе передбачити в договорі;
поштові та банківські реквізити обох організацій.
Договір може бути змінено або розірвано, про що є також спеціальний пункт в контракті, за згодою сторін. Зміна або розірвання договору оформляється додатковим протоколом за підписом двох сторін.
Описана вище структура підписання контрактних відносин між рекламодавцем і рекламним агентством типова в цілому для ділових операцій у бізнесі та їх документального оформлення. Однак її конкретний зміст часто пов'язано з великий витратою праці і зусиль з боку обох учасників з визначення взаємовигідних умов.
При підписанні контракту може виникнути багато труднощів, до подоланню яких повинні бути готові менеджер з реклами з боку фірми-замовника і представник рекламного агентства, що відповідає за виконання замовлення. Така людина називається координатором проекту. Це може бути також керівник проекту або провідний фахівець.
У функції координатора входять встановлення контакту з рекламодавцем, розробка та підписання з ним контракту і подальше керівництво з виконання замовлення. Координатор при обговоренні проекту рекламної кампанії бере участь у розробці рекламної стратегії фірми-виробника, пропонує можливі рішення поставленої задачі, допомагає формулювати більш чітко мети або наміри замовника. При підписанні контракту з замовником координатор веде від імені рекламного агентства всі переговори щодо обсягів роботи, термінів виконання та сум винагороди. Вже в цей період координатор і відповідальний за рекламу менеджер фірми встановлюють між собою ділові довірчі відносини, в результаті координатор, будучи членом колективу агентства, стає одночасно і захисником інтересів фірми-рекламодавця.
Однак взаємини двох організацій на стадії підписання контракту часто супроводжуються необхідністю долати досить істотні труднощі, викликаються недостатнім розумінням з однієї чи іншої сторони.
Найбільш поширеними випадками ускладнень на етапі розробки контракту є наступних два. Перший випадок, коли замовник сам він не розробив для себе концепцію своєї рекламної кампанії, має невиразне уявлення про її спрямованості та оформленні. Він приходить в рекламне агентство з начерками в розрахунку на те, що фахівці візьмуть і це завдання на себе. Так по суті і буває. Але процес обговорення і пошуків прийнятного для кліє...
