виконавцям або контролюючим особам.
При розгляді звітів не проводиться їх угрупування (тобто насправді звітів може бути і менше, якщо використовувати спеціалізовані фільтри). У кожного оперативного звіту повинен бути фільтр, що задає інтервал часу в який відбувається закінчення робіт. Дані цього фільтра поміщаються в заголовок звіту. Типовими прикладами таких звітів можуть бути:
• Що закінчуються роботи за виконавцями
• Зведений звіт по підрозділах організації
• Зведений звіт по контрагентах
• і т.д.
Аналітичні звіти
Аналітичні звіти видають інформацію про виконану роботу. Хоча існують досить стандартні форми звітів кожна організація може захотіти мати власні форми звітів (у тому числі і матричні). Дані звіти служать для планування роботи організації надалі, для аналізу номенклатури підприємства списку контрагентів і т.д. аналітичні звіти можуть видаватися по окремих структурних підрозділам організації. Звіти повинні давати картину роботи підприємства за певний період часу. Отже у фільтр звіту потрібно ввести параметр - час аналізу. У ньому можна задавати або довільний інтервал часу або фіксований і зрозумілий інтервал часу:
• За місяць (Вказується місяць і рік, за замовчуванням поточний). p> • За квартал (за Типово поточний квартал).
• За рік (у Типово поточний рік).
Аналітичні звіти видаються порівняно рідко. Часто їх оформляють у вигляді окремого видання і поширюють по всій організації. У зв'язку з цим до них пред'являється досить високі вимоги щодо якості оформлення. У загальному випадку вони повинні включати логотипи підприємства, герби та іншу графічну символіку. Приклади таких звітів:
• Виконані документи по виконавцях
• Виконані документи по контрагентах
• Виконані документи по номенклатурі
Взаємозв'язки системи автоматизації документообігу канцелярії
Канцелярія великого підприємства є центром документообігу, але на ній документообіг не закінчується. Вона тісно пов'язана з документообігом підрозділів підприємства, з системами підтримки прийняття рішень і з архівом підприємства. У загальному випадку можна розглядати систему автоматизації документообігу організації, як центральну систему, що здійснює координацію інших підсистем документообігу, своєрідного ядра системи автоматизації виробничої діяльності підприємства.
На одному рівні з канцелярією варто архіву підприємства, який служить для накопичення документів довготривалого зберігання та їх пошуку.
Рис. 4. Взаємозв'язки канцелярії та інших підрозділів організації
Канцелярія і архів підприємства
Всі документи, проходять через канцелярію потрапляють до архіву підприємства. Розглянемо організацію документів в архіві підприємства. p> Всі документи поділяються на справи. Одна справа об'єднує всі документи за один рік роботи підприємства з того чи інш...
