ого пункту номенклатури справ організації. Об'єм одиниці зберігання в архіві не може перевершувати 200 сторінок. У зв'язку з цим для великих справ вводяться кілька томів. Таким чином підрозділ документів у архіві відбувається у справах, а потім по томах. Пошук інформації здійснюється як за атрибутами справ і томів, так і за атрибутами документів.
Справи до архіву передаються до архіву з канцелярії або окремо (по томах) або цілком по закінченню року. У будь-якому випадку справа закривається в кінці року. При цьому перевіряється повний перелік документів у справі, їх розбивку по томах. Після цього готуватися опис справ, в якій вказується список справ (за їх найменуванням), кількість томів у справі, кількість сторінок у кожному томі. Після складання опису справ за конкретний рік вони надходять на зберігання. p> Терміни зберігання для різних позицій номенклатури різні. Типові терміни зберігання документів в крупній організації: 1, 3 роки і 5, 10, 30, 50 років. Після закінчення терміну зберігання справи справа з архіву підприємства передається на зберігання до державного архіву (для державних організацій). Для приватних компаній після закінчення терміну зберігання справи знищуються. І той і інший процес оформляється відповідними актами. Справи до архіву або на знищення надходять як єдине ціле, тобто в відміну від процесу формування архівних справ, запускається відповідна операція для всіх томів справи.
Канцелярія і документообіг рівня відділу
Документообіг на підприємстві не закінчується тільки канцелярією. Мало того він тільки починається в канцелярії, а основна частина документообігу проходить через підрозділи організації. В принципі канцелярію за рідкісним виключенням не хвилює документообіг у відділах. Тільки в деяких випадках, коли на канцелярію пробують "вішати собак" за вчасно невиконані документи її серйозно хвилює стан справ у підрозділах. p> На рівні підрозділів документообіг повинен дозволяти вести внутрішній документообіг і передавати справи до канцелярії і, можливо, в інші підрозділи підприємства. Документообіг рівня відділу відрізняється від документообігу рівня підрозділи тим, що справи вільно ходять в рамках підрозділу. Переходи справ між відділами всередині одного підрозділу не реєструються, але вихід справи за рамки відділу повинен відслідковуватися і реєструватися.
Канцелярія і спеціалізоване діловодство
Спеціалізованим діловодством можна вважати будь-яку спеціалізовану систему, що працює з структурованими даними, таку як бухгалтерію, торговельну систему і т.д. Іноді підприємству зручно розглядати частину неструктурованого документообігу, як спеціалізовану систему діловодства. Деякі спеціалізовані системи діловодства можуть працювати з власними архівними системами (Наприклад - бухгалтерія, торговельні або банківські системи тощо), в яких документи зберігаються в структурованому сложноорганізованную вигляді. Найчастіше такі системи характеризуються такими па...
