> 3.9.2. Комплект оригінальних документів має зберігатися на сервері, що відповідає вимогам до зберігання основного переліку або аналогічної процедури, що вказує на поточний статус редакції документа. Доступ до конкретних документів можуть мати всі користувачі мережі або лише ті, кому ці документи необхідні в довідкових цілях. При внесенні змін в документи на сервері користувачі автоматично отримають доступ до останньої редакції, а попередня редакція стане недоступною. Попередні видання, якщо їх необхідно зберегти, можна скопіювати в директорію, доступ до якої матимуть лише ті посадові особи, кому такий доступ необхідний. Ці застарілі документи можуть бути додатково марковані відповідними В«водяними знакамиВ». Останні зміни можуть бути виділені відмінним шрифтом (наприклад, курсивом) або шрифтом іншого кольору.
3.10. Забезпечення управління документацією
Для того, щоб документ був керованим, він повинен містити деякий обсяг формальної інформації, що дозволяє здійснювати таке управління. Ця інформація може включати:
- назву документа;
- номер документа (необов'язковий елемент, але супроводжує управлінню);
- вказівку статусу видання і редакції і дату видання або редагування. Ця інформація необхідна для створення основного переліку або аналогічної процедури управління, так як вказує статус редакції документів з метою запобігання використання застарілих документів. Ідентифікація не обов'язково повинна бути багаторівневою. Відповідності вимогам можна досягти зазначенням дати видання або редагування. Багаторівнева ідентифікація може бути корисною в таких випадках, якщо дозволяють процедури; в разі незначних поправок для редагування і перевидання окремих сторінок документа. Дата видання або редагування необхідна в цілях управління документацією. Виконання вимог нової процедури або переглянутих вимог не може розпочатися до дати видання такого документа або до дати видання переглянутої редакції;
- підтвердження розгляду та затвердження. Найбільш часто для такого підтвердження оригінал документа підписується відповідною посадовою особою. Якщо прийнятий інший спосіб підтвердження, то це слід вказати в документі;
- нумерація сторінок;
- перелік поправок для ідентифікації всіх редакцій. Якщо характер зміни вказаний в тексті документа, то це вимога не є обов'язковою. Пізніше буде роз'яснено, чому рекомендується виконувати обидва види ідентифікації;
- інформація про власника. Ця інформація необов'язкова, але може бути корисною.
