льним доступу, аналогічно поводженню з основним переліком.
.5. Забезпечте наявність потрібних видань документів в потрібних місцях в довідкових цілях; вилучення недійсних/застарілих документів з усіх місць їх використання, а ідентифікацію недійсних/застарілих або замінених документів регулюйте керованої розсилкою.
.6. Управління розсилкою повинно бути ретельно сплановано, щоб уникнути ситуацій, в яких застарілими документами ненавмисно можна скористатися в довідкових цілях. Список розсилки повинен мати чітку структуру, щоб кожен, хто потребує документі, мав до нього доступ. Це не означає, що кожному працівнику треба видати особистий примірник документа, але кожен повинен мати можливість без труднощів скористатися документом.
.7. При розсилці редагованих документів або документів з внесеними поправками необхідно забезпечити вилучення примірників попередніх версій документів або їх ідентифікацію як застарілих. Це досягається шляхом складання відповідних інструкцій на титульному аркуші або супровідному бланку. У невеликих компаніях спеціально призначений співробітник особисто відповідає за управління документацією та оновлення всіх контрольованих примірників.
.8. Управління розсилкою повинно також включати документацію зовнішнього походження.
У тих ситуаціях, коли розсилаються друковані примірники документів і кожен може зробити фотокопію документа, організація зазвичай маркують контрольовані примірники (ті, які підлягають контрольованої розсилці і оновленню який видав документ) певним чином, що дозволяє розрізняти контрольовані і неконтрольовані екземпляри. Це можуть бути штампи червоного кольору або ж контрольовані копії можуть видаватися на папері контрастного кольору. У процедурах системи якості організація в таких випадках має пояснюватися, що неконтрольовані екземпляри не можуть бути використані в довідкових цілях. Слід підкреслити, що існування неконтрольованих примірників завжди може викликати проблеми, тому слід докласти всіх зусиль, щоб уникнути існування таких екземплярів. Безумовно, не повинно бути навмисної розсилки неконтрольованих примірників документів. p align="justify"> 3.9. Документація на електронних носіях.
В даний час багато організацій застосовують електронний документообіг.
3.9.1. Коли використовується електронна система зберігання документації, підтвердження розгляду, затвердження документації та внесення змін може бути гарантовано захистом документів від запису; при цьому доступ до внесення змін до документ обмежений особами, що мають повноваження на розгляд і затвердження конкретного документа (наприклад, за допомогою пароля).
