про цікавить його обличчі;
· усна передача (повідомлення) керівнику необхідної інформації;
· виклик учасників наради по телефону;
· замовлення пропуску по телефону.
Але крім норм часу на основні види робіт, у зазначених збірниках завжди висвітлюються і питання організації праці, режим праці та відпочинку, раціональне обладнання робочих місць, санітарні норми.
Секретар може знайти в цих нормативних актах багато корисних для себе рад.
Знання норм часу на виконувані види робіт дозволяє правильно планувати робочий день і вчасно встигнути виконати всі завдання керівника.
Таким чином, нормативно-методична база діловодства регламентує створення і обіг документів, описує структуру і функції служб діловодства.
. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ТА УМОВИ ПРАЦІ СЕКРЕТАРЯ
Робоче місце - зона трудової діяльності співробітника, оснащена необхідними засобами для виконання посадових обов'язків.
Організація робочого місця секретаря починається з оснащення його меблями, спеціальним устаткуванням, канцелярським приладдям.
У обов'язковий набір меблів повинні входити:
§ канцелярський стіл з прідвіжной тумбою;
§ підйомно-поворотний стілець;
§ допоміжний стіл або підставка для оргтехніки;
§ шафа для зберігання документації;
§ сейф для зберігання важливих документів, бланків, штампів та печаток;
§ стільці для відвідувачів.
Серед канцелярського приладдя та спеціального обладнання можна виділити предмети, часто використовуються при роботі з документами:
§ письмовий прилад;
§ папка або лоток для поточних документів і паперу;
§ довідково-алфавітні блокноти, щоденник, щотижневик;
§ дирокол, степлер (скрепкосшіватель);
§ ніж для паперу, ножиці;
§ коригуюча довідка («штрих»), клей;
§ магнітне пристосування для зберігання скріпок, кнопок та іншої металевої дрібниці;
§ настінні годинники;
§ папка з написами «До доповіді», «На підпис», «Документи в роботі» і т. п.
Будь-якому працівникові для успішного виконання покладених на нього функцій потрібні певні умови праці. Вони повинні забезпечувати максимальні зручності працівника під час роботи при мінімальних витратах сил і часу. Умови праці складаються з ряду факторів: технічних, гігієнічних, соціальних, психологічних, психофізичних та естетичних.
Умови праці - сукупність факторів виробничого середовища, які впливають на здоров'я і працездатність людини в процесі його діяльності.
До технічних факторів умов праці належать оснащення його робочого місця сучасними засобами оргтехніки та використання в процесі праці новітніх інформаційних технологій. При організації робочого місця секретаря слід подбати про спеціальну меблів та канцелярського приладдя.
Гігієнічні фактори повинні забезпечити збереження сил і здоров'я, мінімальну стом...
