грамотно обгрунтувати свою перевантаження, показати, що обсяг робіт перевищує робочий день і розрахувати кількість необхідних працівників, треба хоча б приблизно знати норми часу на виконувані секретарем види робіт.
Існує досить велика кількість нормативних документів, що містять норми часу на роботи, що виконуються працівниками управлінського апарату. Всі вони розроблені Центральним бюро нормативів з праці. Секретар може скористатися наступними актами:
Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управління (затверджені Постановою Міністерства праці Російської Федерації від 25 листопада 1994 р. № 72).-М., 1995;
Укрупнені нормативи часу на роботи з діловодного обслуговування (затверджені Постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 20 травня 1987 № 327/17-42). - М., 1988;
Норми часу на роботи з автоматизованої архівної технології та документаційного забезпечення органів управління (затверджені Постановою Міністерства праці Російської Федерації від 10 вересня 1993 р. № 152)-М., 1993;
Єдині норми часу (виробітку) на машинописні роботи (затверджені Постановою Держкомпраці СРСР і Президії ВЦРПС від 19 червня 1984 № 189/11-64).-М., 1988;
Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з комплектування і обліку кадрів.- М., 1991.
Останній нормативний документ потрібен у тому випадку, якщо на секретаря-референта фірми покладені і обов'язки оформлення кадрової документації.
Всі ці нормативи рекомендуються для застосування в управлінському апараті установ, організацій, підприємств, фірм незалежно від форм власності.
У «Єдиних нормах часу (виробітку) на машинописні роботи» передбачені діючі сьогодні три види розмірів інтервалу при друкуванні документа: 1 інтервал; 1,5 інтервали; 2 інтервали. За одиницю вимірювання при машинописних роботах прийнята сторінка формату А4 - 210x297 мм, надрукована з одного боку.
Нормально заповненою вважається сторінка, на якій розміщується 29-31 рядок тексту (1860 знаків) при друку через 2 інтервали; 38-41 рядок (2450 знаків) - через 1,5 інтервалу або 58-61 рядок (3630 знаків) - через 1 інтервал з урахуванням того, що кожен рядок включає 60-64 друкованих знака.
Всі ці норми використовуються у всіх випадках, коли є роботи з виготовлення документів.
Норми часу на роботи з документаційного забезпечення управління наводяться як для традиційних (ручних) технологій, так і для автоматизованих. Це дозволяє особливо наочно бачити часовий виграш при автоматизації управлінської праці.
Хоча в назвах перерахованих вище нормативів часу відображені, насамперед роботи, пов'язані з документами, «Норми часу на роботи з автоматизованої архівної технології та документаційного забезпечення управління» містять такі важливі для секретаря розділи, як «секретарські-референтскі роботи», де наводяться та види робіт по бездокументному обслуговуванню:
· прийом відвідувачів;
· ведення телефонних переговорів;
· виклик абонента до керівника;
· організація зв'язку керівника з необхідними особами;
· отримання інформації за запитом керівника ...
