сній автоматизації розробки, узгодження, розповсюдження, пошуку та архівного зберігання документів організації.
Основними завданнями автоматизації документообігу є [4]: ??
- інтеграція технологій діловодства в єдиний процес;
ліквідація паперового потоку, автоматизація рутинних операцій;
автоматизація процесу проходження документів всередині організації за його межами;
формування алгоритмів проходження документів у відповідності з технологічним циклом (розробка, узгодження, затвердження документів);
документационная підтримка бізнес-процесів;
планування і управління ресурсами організації в рамках існуючих бізнес-процесів;
автоматизація адміністративно-управлінських функцій (оперативне формування вказівок, розпоряджень, контроль за їх виконанням);
організація та контроль діяльності персоналу, облік і планування робочого часу;
забезпечення оперативного обміну офіційними документами (службовими записками, листами, заявками, нормативними матеріалами тощо) для організації взаємодії персоналу, окремих підрозділів організації;
забезпечення розсилки та прийому документів через зовнішні системи;
формування і накопичення бази даних електронних документів будь-яких типів з можливостями багатокритеріального пошуку: як по вмісту документів, так і по складним логічним умовам.
Інспекція, прийнявши на основі аналізу ефективності діяльності рішення про впровадження системи автоматизації документообігу, повинна визначитися зі стратегією автоматизації, в рамках якої будуть прописані способи впровадження СЕД, виділена проектна команда та визначено план процесу впровадження.
Підходи до автоматизації документообігу можуть бути різними, залежно від обраного напрямку можна розглядати наступні варіанти стратегії:
Хаотична (кусочной) автоматизація.
Процес впровадження передбачає установку окремих модулів СЕД в міру можливості, визначається «оперативними» завданнями і являє собою автоматизацію не пов'язаних між собою операцій, виконуваних як одним, так і кількома співробітниками, що призводить до наявності неавтоматизованих ділянок документообігу . Ухвалення рішення про автоматизацію зазвичай не відображається в стратегічних планах організації.
Автоматизація по ділянках.
Являє собою процес автоматизації документообігу окремих виробничих або управлінських підрозділів організації, об'єднаних за функціональною ознакою (наприклад, бухгалтерія, відділ кадрів тощо). Автоматизація по ділянках увазі вибір одного або декількох ділянок робіт, а саме завдань, що вирішуються одним або кількома співробітниками того відділу чи іншого відділу без прив'язки до існуючих в організації бізнес-процесів. Цей спосіб характерний для таких випадків: інвестиційні ресурси організації недостатні для вирішення задачі автоматизації документообігу в повному обсязі; існують ділянки, де застосування СЕД дає значний економічний ефект, наприклад за рахунок скорочення персоналу; технологія роботи чи інші умови не дозволяють обходитися без застосування автоматизованих систем документообігу. Щоб автоматизація по ділянках була ефектив...
