ипадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасну доставку інформації адресату.
Телефонограма - термінове повідомлення, передане адресату по телефону. Вона використовується для документного оформлення усних телефонних переговорів і є одним з видів ділової кореспонденції.
Довідка - документ інформаційного характеру, що описує або встановлює факти, події. Вона може бути службового і особистого характеру. Довідка службового характеру складається на запит або вказівки вищестоящої організації або службової особи. Усередині установи вона підписується укладачем, а та, що направляється у вищестоящу організацію - керівником установи.
Довідка, що спрямовується за межі установи, оформлюється на бланку і містить такі реквізити: назва виду документа, адресат, дату, місце складання, заголовок до тексту, текст, підпис.
Довідки особистого характеру оформляються на бланках і мають такі реквізити: назва виду документа, індекс, дату, текст, підпис, печатка. У тексті зазначається назва установи, якій призначена довідка.
Доповідна, пояснювальна і службова записки інформують керівника установи або структурного підрозділу про явища, факти, виконаній роботі, ситуації, що склалася.
Доповідна записка складається як з ініціативи її автора, так і на основі вказівок керівника.
З урахуванням адресності розрізняють доповідні записки внутрішні, адресовані керівнику установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, адресовані керівнику вищої організації.
Пояснювальна записка складається для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій чи вчинків працівника на вимогу керівника, а в деяких випадках - з ініціативи підлеглого.
Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформлюється на бланку або на стандартному аркуші паперу формату А4 із зазначенням таких реквізитів: адреса та назву виду документа, коди, прізвище виконавця та номер його телефону, заголовок до тексту , дата, підпис. Аналогічні реквізити має і службова записка.
Якщо пояснювальна або службова записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.
Одним з поширених документів колегіальних органів є протокол. У ньому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференції, засідання, наради, склад присутніх, зміст доповідей, виступів та постанови по заслуханою питань.
Протокол становить офіційне, компетентна особа (голова, секретар і т.п.).
За обсягом фіксованих даних розрізняють три види протоколів:
) стислі, у тексті яких записані лише постанови;
) повні, у тексті яких, крім постанов, коротко записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, наради, засідання;
) стенографічні, де всі виступи записані дослівно.
У протоколі зазначаються такі реквізити: назва виду документа (протокол), його порядковий номер, назва зборів, конференції, засідання, наради (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо); назва підприємства, організації, де проходили збори; дата проведення зборів; кількість учасників; посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голови, секретаря, членів президії); текст; перелі...
