годження документа;
- друк;
- позначка про завірення копії;
- позначка про виконавця;
- позначка про виконання документа і направлення його до справи;
- відмітка про надходження документа до організації;
- ідентифікатор електронної копії документа. Організаційно-розпорядчі документи виготовляються за допомогою різних друкованих пристроїв.
Початок зони розташування реквізитів на формулярі-зразку відповідає певному положенню табулятора друкувального пристрою.
При розташуванні реквізитів на документі використовують восьмій положень табулятора. При цьому рахунок ведеться від межі лівого поля:
.... 1 ........... 2 ........ 3 ........ 4 ........5 ........ 6 ......... 7
уд. 16 уд. 24 уд. 32 уд. 40 уд. 48 уд. 56 уд.
Реквізити розташовуються в такий спосіб.
Нульове положення табулятора: від нульового положення табулятора друкуються такі реквізити: найменування організації; довідкові дані про організацію; найменування виду документа; місце складання або видання документа (при флаговая розташуванні перерахованих реквізитів); дата документа; посилання на реєстраційний номер і дату документа; заголовок до тексту; текст (крім початку абзаців); відмітка про наявність додатка; найменування посади в реквізиті підпис raquo ;; гриф погодження (крім розшифровки підпису); заверительная напис вірно raquo ;; найменування посади особи, що завіряє документ; дата запевнення; відмітка про виконання; другий гриф затвердження.
Перше положення табулятора: початок абзаців у тексті (у тому числі і нумерованих).
Друге положення табулятора: реєстраційний номер документа; розшифровка прізвища в першому грифі погодження.
Третє положення табулятора: використовують при складанні таблиць.
Четверте положення табулятора: адресат (кожен елемент реквізиту друкують на окремому рядку).
П'яте положення табулятора: гриф затвердження (крім розшифровки підпису); гриф обмеження доступу до документа; другий гриф узгодження.
Шосте положення табулятора: розшифровка підпису в реквізиті підпис raquo ;; розшифровка підпису в грифі затвердження; розшифровка підпису в другому грифі погодження.
Сьоме положення табулятора: нумераційний заголовок в таблиці.
Реквізити документів, що складаються з кількох рядків (крім тексту), друкують через один міжрядковий інтервал маленькими літерами, наприклад реквізит 17 Заголовок до тексту raquo ;, якщо він складається з кількох рядків.
Складові частини одного реквізиту друкують через 1,5-2 міжрядкових інтервалу, наприклад складові частини реквізиту 14 Адресат raquo ;. Реквізит від реквізиту друкують через 2-4 міжрядкових інтервалу, наприклад реквізит 19 текст документа від реквізиту 21 підпис .Реквізіти, використовувані при оформленні ОРД, бувають постійними і змінними.
До постійних можна віднести такі реквізити, які постійно присутні на документі у незмінному значенні і які, отже, можна заздалегідь нанести на бланк організації. Це такі реквізити, як Державний герб Російської Федерації або герби суб'єктів Російської Федерації (якщо організація має право зображати герб на своєму бланку), емблема організації (якщо вона є у організації), найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, код форми документа (наприклад, службового листа).
Звичайно, перераховані реквізити можуть, в силу певних обставин, змінюватися, і тоді організації доводиться заново виготовляти бланки. Однак це відбувається не так часто, особливо в державних організаціях. Тому наносити заздалегідь зазначені реквізити вигідно - це скорочує час, що витрачається на підготовку документів, виключає появу помилок і значно покращує зовнішній вигляд документа, особливо, якщо ці реквізити нанесені друкарським способом.
Реквізити можна розділити на обов'язкові та додаткові.
Обов'язкові реквізити забезпечують юридичну силу документа і вони присутні завжди на будь-якому вигляді ОРД.
До обов'язкових, відносяться такі реквізити: найменування організації - автора документа, дата, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис та ін.
Додаткові реквізити можуть бути не на всіх видах документів (наприклад, емблема, відмітка про контроль). Додаткові реквізити можуть характеризувати етапи обробки документа (наприклад, відмітка про надходження raquo ;, ідентифікатор електронної копії...
