його дату і номер, передається на реєстрацію разом з ініціативним документом.
Працівник канцелярії, що здійснює реєстрацію, перевіряє правильність оформлення вихідних документів і наявність додатків. Неправильно оформлені документи повертаються виконавцям для доопрацювання. Дата і реєстраційний вихідний номер документа проставляються працівником канцелярії.
Встановлюється наступний склад реквізитів для обліку вихідних документів в реєстраційній формі електронної бази даних канцелярії:
. дата документа;
. реєстраційний вихідний номер документа;
. номер і дата документа, на який надсилається відповідь;
. кореспондент;
. адресат;
. найменування документа;
. короткий зміст (заголовок до тексту).
Відправка вихідної кореспонденції проводиться тільки канцелярією. Документи, що підлягають відправці повинні оброблятися і відправлятися в день їх підписання або не пізніше наступного робочого дня.
Внутрішні документи - документи, створювані безпосередньо у відділі і використовувані державними цивільними службовцями в управлінському процесі (доповідні, службові записки).
Для забезпечення інформаційної сумісності встановлюється наступний склад реквізитів реєстраційних форм електронних баз даних (реєстраційних журналів) з обліку внутрішніх документів:
. реєстраційний номер внутрішнього документа, присвоєний за місцем його виконання;
. дата документа;
. кореспондент;
. адресат;
. найменування документа;
. короткий зміст (заголовок до тексту).
Внутрішні документи реєструються в реєстраційно-контрольної формі електронної бази обліку вхідних документів у категорії внутрішні документи raquo ;. Передача документів між співробітниками відділу здійснюється через канцелярію під розпис у журналі реєстрації вхідної кореспонденції.
Для забезпечення ефективного використання інформації при прийнятті рішень у відділі використовуються пошукові системи за документами, як у традиційному, так і в електронному вигляді.
Інформація про документи, отримана при їх реєстрації, надходить в пошукову систему, яка включає в себе картотеки та класифікаційні довідники:
класифікатор видів документів;
класифікатор кореспондентів;
класифікатор виконавців;
номенклатура справ.
Крім перерахованих в пошуковій системі можуть використовуватися й інші класифікатори залежно від потреб введення і пошуку документів та інформації.
В автоматизованій системі організації документообігу, використовуваноїв канцелярії, пошук конкретного документа або добірки матеріалів здійснюється за реквізитами (заголовок, вид документа, дата прийняття, номер документа тощо) або по контексту (по будь-якому слову або фразі, що містяться в шуканому документі). Пошуковий запит може містити будь-яку комбінацію реквізитів та елементів тексту.
Обсяг документообігу - кількість документів за певний період часу (місяць, півріччя, рік), проводиться за даними реєстраційно-контрольних форм. За одиницю підрахунку приймається сам документ, з урахуванням розмножених примірників. Розмноження екземпляри, призначені для відправки адресатам, підраховуються окремо.
Облік обсягу документообігу здійснюється з метою отримання даних для розрахунку штатної чисельності фахівців, зайнятих у сфері діловодства, визначення реальних потреб у організаційної та обчислювальної техніки, вибору найбільш ефективної системи реєстрації документів і побудови довідкового апарату.
Одним з побудов обліку є аналіз по винесенню судовими приставами-виконавцями постанов і доручень про тимчасове обмеження права виїзду боржникам.
При обліку вихідних документів супровідний лист і додані до нього документи вважаються за один документ. Відповідальні особи за ведення діловодства у відділі враховують документи при отриманні та при підготовці до відправки. Результати обліку документообігу узагальнюються канцелярією по півріччях і представляються керівництву відділу у вигляді облікової
3. Організація окремих видів діяльності судових приставів виконавців
3.1 Опис, арешт та реалізація майна боржника
Даний інститут входить у сферу контрольованих питань Управління організації роботи з розшуку та реалізації майна бо...
