організації, який стверджує авансовий звіт, а також суми у зазначеному рядку робить документ недійсним, і суми готівкових коштів повинні розцінюватися як надлишок або недостача (залежно від того, здійснювався прийом залишку або виплата перевитрати).
Суспільство вправі видавати під звіт готівкові грошові кошти на господарські та відрядження без будь-яких обмежень. Однак при цьому кожен окремий платіж, здійснений підзвітною особою сторонньої організації, не повинен перевищувати встановлених меж розрахунків готівковими коштами. Ця вимога відноситься як до випадку, якщо фізична особа має на руках довіреність, видану організацією на право здійснення окремих операцій, так і до випадку, якщо довіреність відсутній: підзвітна особа діє від імені роботодавця, який повинен згодом схвалити дії фізичної особи за допомогою затвердження авансового звіту.
Готівкові кошти видаються під звіт на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, у межах сум, належних відрядженим особам на ці цілі.
При цьому особи, які отримали готівкові грошові кошти під звіт, зобов'язані не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, або з дня їх повернення з відрядження пред'явити в бухгалтерію звіт про витрачені суми і зробити остаточний розрахунок по них.
Якщо підзвітні кошти було видано працівникові організації без встановлення терміну їхніх повернення і такі суми відбиті по дебету рахунки 71, підстав для включення до оподатковуваного доходу працівника на пальне не є.
Згідно з п. 12 Положення ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації підставою для записів господарських операцій та їх відображення в регістрах бухгалтерського обліку є первинні документи, що фіксують факт їх вчинення, які повинні містити достовірні дані, створюватися своєчасно - як правило, у момент здійснення операції - і містити обов'язкові реквізити. Крім того, всі документи, що відображають факт здійснення господарської операції, підлягають обов'язковому гасінню організацією торгівлі штампом або написом від руки «отримано» або «оплачено» із зазначенням дати (числа, місяця, року).
Таким чином, на виправдання витрат, зроблених підзвітною особою, останній має надати не тільки правильно оформлений, але й належно погашений виправдувальний документ. Крім того, підтвердженням прийому готівкових грошових коштів продавцем служить чек касового апарату або прибутковий касовий ордер. Організації, які не використовують ККТ, приймають готівкові грошові кошти за прибутковим касовим ордером з видачею квитанції за підписами головного бухгалтера і (або) уповноваженої на те особи і касира, завіреної печаткою (штампом) або відбитком касового апарата (п. 13 Порядку ведення касових операцій).
Якщо дати, проставлені на первинних документах, підтверджують витрачання готівкових грошових коштів, які отримані під звіт, виявляться більш ранніми, ніж дата складання авансового звіту, і більш пізніми, ніж видатковому касовому ордері видачу підзвітних коштів , то таке протиріччя свідчить або про недостовірність первинних документів, підтверджують витрачання підзвітних коштів, або про відшкодування організацією витрат своїх работников (в останньому випадку придбані цінності є власністю фізичної особи, і тому правильніше в даному випадку оформляти при відшкодуванні витрат договір купівлі-продажу). Витрати, зроблені працівником, якому кошти під звіт не вдавалося у зв'язку з покупкою матеріалів, відшкодовуються шляхом видачі з каси організації готівкових грошових коштів з оформленням видаткового касового ордера, підставою для виписки якого служить представлений працівником товарний чек.
При неповному израсходовании підзвітної суми працівник може здати невикористаний залишок в касу організації (або дати згоду на утримання з сум нарахованої оплати праці). При здачі до каси залишку грошових коштів повинні бути дотримані загальні правила прийому, видачі та зберігання грошових коштів, які встановлені Порядком ведення касових операцій. Вимоги щодо оформлення прибуткових і видаткових документів містяться також у відповідних постановах Держкомстату Росії.
Прийом готівкових грошових коштів проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, на це уповноваженим письмовим розпорядженням керівника організації. Таким чином, бухгалтер-касир не повинен вимагати будь-яких додаткових документальних підтверджень правомірність внесення грошових коштів у касу крім прибуткового касового ордера, підписаного головним бухгалтером. Право підпису прибуткових касових ордерів іншим особам може бути надано (наказом або іншим розпорядчим документом керівника організації), але це практикується вкрай рідко. Без підпису головного бухгалтера грошові документи (а також розрахункові документи...
