формляється так само, як і розрахунково-платіжна (розрахункова відомість). Заробітну плату працівникам можна виплачувати і за видатковим касовим ордером, але розумніше вести облік у відомості.
Загальна документування касових операцій ведеться головним бухгалтером (або особою його заміняє) або керівником. Виправлення в документах не допускаються.
Суми, видані під звіт, списуються на підставі поданого авансового звіту, форма якого затверджена постановою Держкомстату Росії від 01.08.2001 № 55.
Авансовий звіт складається в одному примірнику підзвітною особою і працівником бухгалтерії.
На зворотному боці форми підзвітна особа наводить перелік документів, що підтверджують зроблені витрати (посвідчення про відрядження, квитанції, транспортні документи, чеки контрольно-касової техніки (ККТ), товарні чеки та інші виправдувальні документи), і суми витрат по них (графи 1-6) і нумерує документи, додані до авансового звіту, в порядку їх запису в звіті.
У бухгалтерії перевіряються цільове витрачання коштів, наявність виправдувальних документів, підтверджують вироблені витрати, правильність їх оформлення і підрахунку сум, а також на зворотному боці форми вказуються суми витрат, прийняті до обліку, і рахунки (субрахунку), які дебетуються на ці суми (графа 9).
Реквізити, що відносяться до іноземної валюти, заповнюються тільки в разі видачі підзвітній особі грошових коштів в іноземній валюті відповідно до встановленого порядку згідно з чинним законодавством Російської Федерації.
Перевірений авансовий звіт затверджується керівником організації або уповноваженою на це особою і приймається до обліку. Залишок невикористаного авансу здається підзвітним обличчям до каси організації за прибутковим касовим ордером в установленому порядку. Перевитрата за авансовим звітом видається підзвітній особі за видатковим касовим ордером.
На підставі затвердженого авансового звіту бухгалтерія списує підзвітні грошові суми у встановленому порядку.
Підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку є первинні облікові документи, що фіксують факт здійснення господарської операції, які повинні містити такі реквізити: найменування документа (форми), код форми, дату складання, зміст господарської операції, вимірювачі господарської операції (у натуральному і грошовому вираженні) і т.д. (п. 7 Положення по веденню бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації, затвердженого наказом Мінфіну Росії від 29.07.1998 № 34н). Тому для відображення операції зі списання виданих сум з підзвітної особи повинен бути в наявності первинний обліковий документ.
Якщо оформлені документи не дозволяють перевірити достовірність виробленої господарської операції, тобто в них не вказані дані продавця, то суми коштів, видані працівникові на закупівлю, повинні вважатися особистим доходом даного працівника, підметом включенню до сукупного оподатковуваного дохід. При цьому таке рішення приймається керівником організації з урахуванням інших документів і обставин, що підтверджують дану ситуацію.
З вищенаведеного випливає, що тільки при дотриманні певних умов вироблені витрати з придбання товарно-матеріальних цінностей можуть бути віднесені на собівартість продукції, робіт, послуг або рахунки обліку товарно-матеріальних цінностей.
Якщо до авансового звіту додано виправдувальні документи, а при перевірці наявності оприбуткування оплаченого товару з'ясується його відсутність, підзвітна сума також підлягає включенню до сукупного доходу підзвітної особи.
. Кількість документів повинна відповідати числу записів на звороті. Кількість аркушів, як правило, прев?? шает кількість документів.
. Необхідно наявність підписів бухгалтера, підтверджуючого цільове призначення і правомірність прийняття до обліку витрачених сум, а також головного бухгалтера, дозволяючого видачу готівкових грошових коштів в погашення перевитрати або прийом залишку раніше виданих грошових коштів.
. Має бути зазначено стан розрахунків з підзвітною особою за раніше виданими авансами. Видача авансу за наявності раніше не погашена підзвітної суми є порушенням Порядку ведення касових операцій. Однак на практиці це зустрічається досить часто. В принципі, за станом розрахунків повинен стежити бухгалтер на відповідному робочому місці. У той же час обов'язок по веденню аналітичного обліку розрахунків з підзвітними особами може бути покладена на бухгалтера-касира. У цьому випадку вищевказані суми повинні вписуватися касиром, причому при цьому доцільно робити відповідні відмітки до того, як будуть заповнені інші реквізити авансового звіту.
. Відсутність підпису керівника ...
