valign=top>
-
2
Доведення резолюції до виконавців
Відповідальний за діловодство
-
3
Видача документів виконавцям
Відповідальний за діловодство
Виконавці
4
Підготовка проекту документів
Виконавці
погодитися особа
5
Узгодження проекту документа (при необхідності)
погодитися особа
Виконавці
6
Оформлення проекту документів
Виконавці
Директор
7
Затвердження (підписання) проекту
Директор
Виконавці
8
Реєстрація документа
Виконавці
Відповідальний за діловодство
9
Тиражування документа (При необхідності)
Відповідальний за діловодство
-
10
Видача документа в роботу
Відповідальний за діловодство
Посадові особи
11
Переміщення контрольних примірників у справи
Відповідальний за діловодство
-
12
Повернення документів в діловодство
Відповідальний за діловодство
-
Найменування посади
відповідального за діловодство ________________________________________ p> (Підпис) (розшифровка підпису)
Дата 12.02.2005г.
В
Документообіг як рух слід відрізняти від обсягу документообігу, який виражається загальною кількістю документів, що надходять в організацію і створених у ній за певний період. В обсязі документообігу необхідно враховувати всі вхідні, вихідні та внутрішні документи, а так само всі копії, виготовлені засобами оперативної поліграфії та оргтехніки.
Об'єм документообігу підраховують на основі даних обліку документів в експедиції або канцелярії, тобто на ділянках первісної обробки та відправки, а також за реєстраційними формами в службі діловодства та в структурних підрозділах. Так як реєстрація ведеться в межах окремих груп документів (накази, протоколи, листування, звіти), то і підрахунок обсягу документообігу потрібно проводити по виділених ділянках реєстрації.
Служба діловодства періодично (щокварталу, щорічно) складає зведення даних про обсяг документообігу, де крім кількісних даних проводиться аналіз обсягу документообігу. Такі відомості дозволяють встановити певні закономірності росту і складання документообігу, його зміни. Встановлено, що щільність документообігу суттєво змінюється в межах року, кварталу, місяця, тижня. На початку цих часових відрізків різко зростає кількість вступників документів, в кінці - відправляються.
Крім того, облік документообігу дозволяє:
В· визначити завантаження організації в цілому, її структурних підрозділів і окремих виконавців;
В· визначити відповідність маршрутів руху тих чи інших документів завданням і функціям структурних підрозділів або посадових осіб;
В· розробити заходи з удосконалення процесів обробки документів в цілому або їх окремих операцій;
В· встановити оптимальну кількість інформації, необхідної і достатньої для функціонування апарату управління;
В· розрахувати чисельність служби діловодства.
