дньо в муніципальні структури управління округу. p> 2. Удосконалення документообігу та діловодства округу шляхом:
- створення єдиного електронного документообігу та діловодства муніципальних служб управління;
- скорочення часу на реєстрацію документів та доручень, що надходять із префектури в районні управи;
- скорочення часу на реєстрацію та узгодження відповідей, що надходять з районних управ у префектуру;
- використання єдиних довідників, класифікаторів та форм звітності;
- розвитку комплексної інфраструктури;
- створення єдиного архіву розпорядчих документів округу;
- централізованого управління єдиною системою електронного документообігу та діловодства. p> Основні функції ЄС Еддо:
1. Створення єдиної системи документаційного забезпечення управління як складової інформаційної інфраструктури адміністративного округу. p> 2. Формування інформаційних ресурсів документування як основних ресурсів управлінської діяльності муніципальних структур управління адміністративного округу. p> 3. Єдиний порядок роботи з документами у всіх муніципальних управліннях округу. p> 4. Єдині уніфіковані технологічні процедури проходження і обробки документів. p> 5. Єдина система індексації (Реєстрації) та обліку документів в префектурі і муніципальних структурах управління округу. p> 6. Сумісний (паперовий і безпаперовий) документообіг, в якому кожному електронному документу, що має юридичну силу, обов'язково відповідає паперовий документ. Змішана електронна система діловодства передбачає централізовану роботу з документами префектури і децентралізовану роботу з документами районних Управ районів округу, виключає повторну ручну реєстрацію документів та доручень, що пересилаються з префектури до районних Управи районів округу. br/>
1.10 ЕВФРАТ-Документообіг v.12, розробник -
компанія Cognitive Technologies
Система електронного документообігу В«ЕВФРАТ-ДокументообігВ» [25] розроблена компанією Cognitive Technologies, яка утворена в 1993 році на базі Лабораторії штучного інтелекту Інституту системного аналізу РАН. p> Система дозволяє побудувати повноцінну систему управління бізнес-процесами і документами організації, а також містить весь необхідний інструментарій для успішної організації електронного документообігу будь-якої компанії, незалежно від чисельності та форми власності. Система розрахована на роботу як в рамках невеликого відділу, наприклад, канцелярії або локальної організації в цілому, так і в рамках територіально-розподіленої організації зі складною схемою інформаційних потоків.
ЕВФРАТ-Документообіг допомагає в вирішенні таких завдань:
- підвищення ефективності управління бізнес-процесами за рахунок поліпшення виконавської дисципліни, оптимізації контролю виконання завдань та аналізу діяльності організації;
- скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників і фінансових витрат на витратні матеріали;
- створення єдиного інформаційного простору підприємства;
- забезпечення надійності обліку та зберігання документів;
- організація ефективного захисту інформації.
ЕВФРАТ-Документообіг дозволяє:
- автоматизувати реєстрацію документів та завдань;
- забезпечити ефективну взаємодію співробітників у рамках робіт по документах;
- здійснювати миттєвий пошук інформації;
- контролювати виконання робіт, ініційованих документами і завданнями;
- проводити моніторинг стану виконуваних процесів і аналіз завантаження персоналу за рахунок формування різних журналів і звітів;
- організувати довготривале зберігання документів організації;
- забезпечити розмежування прав доступу співробітників до інформації.
За допомогою системи можна повністю відтворити і оптимізувати процеси проходження документів і завдань в організації за рахунок гнучкого механізму проектування маршрутів. У системі підтримується паралельна (яка має декількох співвиконавців) і послідовна (виконання завдань один за одним) маршрутизація доручень і завдань. Зручна настроюється система повідомлень і нагадувань допомагає керівникам оперативно відстежувати стан робіт, співробітникам правильно організувати свою роботу, і, таким чином, поліпшити виконавську дисципліну в організації. Всі основні дії по кожному дорученням і завданням (початок роботи, прийняття до виконання, відправка звіту, зміна термінів, створення подпорученій і підзадач, особливі відмітки) фіксуються в полі "Хід виконання ", що спрощує роботу контролерові, дозволяючи йому в будь-який момент часу швидко визначити, на якому етапі знаходиться виконання того чи іншого доручення.
1.10.1. Організація роботи в системі
За своїм користувальницькому інтерфейсу програма В«ЕВФРАТ-ДокументообігВ» нагадує програму для роботи з електронною поштою. У лівій частині розташовані особисті папки: доручення, контроль, вхідні, вихідні, в...
