ідправлені повідомлення, результати пошуку, кошик. У правій частині вікна відображається список повідомлень, документів, доручень та погоджень в поточній вибраній папці. Внизу - текст вибраного повідомлення.
У папки вхідні, "вихідні" і «³дправленіВ» надходять повідомлення по внутрішній електронній пошті. Знайдені користувачем документи відображаються в В«результаті пошукуВ». У папку В«дорученняВ» приходять документи, за якими одержувач призначений виконавцем, а в папку В«КонтрольВ» - відповідно контролером. p> Тут повідомлення відображаються групами: повідомлення, які стосуються одному документу, об'єднані в одну групу. У В«кошикВ» потрапляють документи і завдання, що вийшли з оперативної роботи. Але це не означає, що після їх приміщення в кошик вони видаляються з системи - всі документи в системі В«ЕВФРАТ-ДокументообігВ» зберігаються на сервері, і співробітники в будь-який момент можуть їх В«піднятиВ» і подивитися, хто і як за цими документами працював.
Для авторизації в системі використовуються пароль і логін, які адміністратор прописує індивідуально для кожного користувача.
Організація електронного документообігу представлена ​​в системі у вигляді В«потоківВ» - ділення документів за видами. У коробковому варіанті системи три потоку - вхідні, вихідні і внутрішні документи. Користувач може створювати додаткові потоки в відповідно до потреб організації. У кожному потоці існує своя автоматична нумерація документів з використанням суфіксів і префіксів у номері.
Документ в системі - це сукупність реєстраційної картки, приєднаних файлів і контрольної картки документа, що містить список доручень і погоджень по виконанню документа. Всі ці компоненти одночасно представлені у вікні перегляду документа. p> Для кожного потоку існує своя реєстраційна картка (РК) з певним набором полів, обов'язкових для заповнення. За допомогою внутрішнього інструментарію систему можна легко адаптувати до особливостей документообігу і бізнес-процесів конкретної організації: поля в РК можна перейменовувати, вносити додаткові реквізити або прибирати їх. У РК є функція, за допомогою якої можна зробити відмітку про способі надходження документа (факс, кур'єр, пошта). Система автоматично перевіряє документи на дублювання: якщо спочатку в РК були внесені реквізити документа, що прийшов по факсу, а потім прийшов оригінал і користувач заповнює для нього нову РК, система попередить про те, що такий документ вже існує.
Для зручності заповнення РК застосовуються словники, які можна поповнювати. Пошук документів здійснюється по будь-яких реквізитах РК з урахуванням морфології російської мови. Наприклад, якщо в пошуку ви набрали слово В«людиВ», система може знайти документ зі словом В«ЛюдинаВ». Це одна з технологічних розробок, створених фахівцями компанії Cognitive Technologies. У РК можна встановлювати зв'язки з іншими документами з будь-яких потоків: якщо ви зареєстрували вхідний документ, відпрацювали його, то на його підставі можна зареєструвати вихідний.
До реєстраційній картці можуть бути приєднані файли будь-яких форматів: це може бути текст електронного документа, зображення, графік, діаграма, аудіо-та відеоматеріал. Сама РК може існувати і без прикладеного файлу, який можна приєднати пізніше. З моменту приєднання файл зберігається на сервері, і змінити його можуть тільки користувачі, наділені відповідними правами. Контрольна картка, містить список доручень і погоджень по документу, відображається в лівому нижньому кутку вікна документа.
При реєстрації документа користувач вибирає потік, куди буде зареєстрований документ і заповнює відповідну цьому потоку РК. У системі можна додавати свої потоки і створювати для них реєстраційні картки. Наприклад, можна завести потік В«Документи з нарадамиВ» і створити реєстраційну картку саме для цього потоку, в якій будуть свої особливі реквізити.
Після того як керівником була накладена резолюція на документ, він або його Секретар розписує доручення співробітникам у контрольній картці документа. Це функція замінює В«бігунокВ», який зазвичай прикріплюється до паперового документу. У списку зазначаються співробітники-контролери (зазвичай це начальники відділів або керівники департаментів) і, якщо це потрібно, встановлюється загальний термін виконання по документом (число, місяць, рік). Це можна зробити, вказавши конкретну дату. Крім цього, у системі можна вказувати терміни виконання конкретних доручень і подпорученій по документу. У разі якщо зазначений термін виконання окремих доручень перевищує загальний термін виконання документа, система не прийме ці параметри і сповістить користувача. У програмі можна задавати як послідовні, так і паралельні доручення. Після того як контрольна картка буде збережена, співробітникам будуть надіслані повідомлення про що з'явилися у них завданнях і призначеннях.
Наприклад, на своєму робочому місці Контролер призначає Виконавця. На робочому...
