едених національних ярмарків та виставок займаються, як правило, промислово-торговельні палати відповідних країн і різні державні організації. Одночасно в організації колективних експозицій можуть брати участь і різні комерційні фірми.
Послугами комерційних фірм, що спеціалізуються в області ярмаркової та виставкової діяльності, можуть і самостійно скористатися фірми-експоненти. У цьому випадку їм слід мати на увазі, що вартість послуг, що надаються такими фірмами, становить не менше 10% вартості орендної площі.
Отже, фірмам-експонентам, які прийняли рішення про участь у роботі ярмарку або виставки, необхідно визначитися, яким чином здійснюватиметься підготовка до даного заходу, поінформувати організаційний комітет виставки про свою участь у її роботі шляхом подачі відповідної заявки.
В ідеалі підготовка до участі в роботі конкретної ярмарки чи виставки повинна починатися приблизно за рік до її відкриття. Ця підготовка передбачає виконання цілого ряду робіт, обумовлених необхідністю досягнення сформульованих цілей і вимагають деяких витрат, як правило, обмежених можливостями фірми.
Усі відзначені роботи слід розташувати в певній послідовності із зазначенням можливих термінів їх виконання, необхідних ресурсів та відповідальних виконавців. Іншими словами, доцільно побудувати мережевий графік, моделюючий процес підготовки до участі в кожній конкретної ярмарку чи виставці, і на його основі розрахувати терміни початку і закінчення окремих робіт, що забезпечують своєчасну підготовку до даного заходу. p> Одночасно із зазначенням відповідальних виконавців з окремих робіт необхідно мати менеджера, відповідального за підготовку фірми в цілому до участі в роботі даної ярмарки чи виставки.
В результаті виконання всього комплексу робіт, обумовленого підготовкою до участі в даній ярмарку чи виставці, забезпечується вирішення наступних завдань:
1. визначається спосіб участі у ярмарку чи виставці;
2. виявляється необхідність участі посередників і їх роль у підготовці фірми до ярмарку чи виставці;
3. визначається перелік експонатів і необхідна для їх подання площу. p> Такі експонати встановлюються службою управління маркетингом, і їх вибір грунтується на результатах сегментування ринку з урахуванням як місця проведення ярмарку або виставки, так і складу потенційних відвідувачів даного заходу. p> 4. обгрунтовуються вибір стенду та його конструкція, що дозволяє демонструвати відповідні експонати;
5. підбирається персонал і проводиться навчання його роботі на виставці. Персонал повинен добре знати експонований товар, вміти показати його в дії, а також пояснити його основні функції та переваги;
6. складається план проведення маркетингових досліджень, реалізація яких покликана забезпечити вирішення маркетингових проблем;
7. готуються необхідні матеріали для каталогу виставки. Як правило, такий каталог створюється організаціями даного заходи за кілька місяців ...
