Іноземних справ, Військова, Адміралтейська, Камер-колегія, Штатс-контор-колегія, Ревізійної-колегія, Берг-колегія, Мануфактур-колегія, Комерц-колегія, Юстиц-колегія, Вотчинная і Головний магістрат. Спочатку кожна колегія керувалася своїм регламентом, потім законодавчої основою реформи став "Генеральний регламент", затверджений Петром I 28 лютого 1720 Генеральний регламент ввів систему діловодства, що отримала назву "коллежской" за назвою установ нового типу - колегій. Домінуюче значення в цих установах отримав колегіальний спосіб прийняття рішень присутністю колегії, до складу якого, як правило, входили президент, віце-президент, 2-3 радника і асесори. Цій формі прийняття рішень Петро I приділяв особливу увагу, відзначаючи, що "все краще улаштування через ради буває " (глава 2 Генерального регламенту "Про перевагу колегій"). [2]
З виданням Генерального регламенту діловодство стає на твердий грунт закону. Цим законодавчим актом остаточно відокремлюються обов'язки присутності як органу, що приймає рішення, від діловодної діяльності, яка закріплюється за самостійним підрозділом - канцелярією. Центральною фігурою канцелярії стає секретар. На ньому лежала відповідальність за організацію діловодства колегії, підготовку справ до слухання, докладання справ на засіданні колегії, ведення довідкової роботи по справах, оформлення рішень та контроль за їх виконанням, зберігання друку колегії. Крім секретаря до складу канцелярії входили нотаріус, реєстратор, актуаріус, канцеляристи, копіїсти, перекладачі, товмачі (для усного перекладу) і вахмістр (сторож для охорони). У першу чергу, в колегіях розглядалися державні справи, потім - приватні. У Генеральному регламенті детально опрацьовані і питання документування і руху справ (документообігу). Серйозним нововведенням було введення підпису керівника присутнього місця на документі і членів колегії, які брали участь у вирішенні питання. Вперше Петро I став особисто підписувати видаються ним укази. Ще раніше - в 1716 р. - був виданий указ про підписання главами губернської адміністрації доношених в Сенат про отримання сенатських указів. Пізніше цю норму ввели в Генеральний регламент. [3]
Все діловодство колегії велося під наглядом секретаря. Важливі папери становив він сам, решта готувалися під його наглядом. Канцелярська робота розподілялася між службовцями, і обов'язок кожного була строго визначена регламентом. Так, нотаріус вів протоколи ("повсякденні записки ") по всіх справах, що вирішуються в колегії. Кожен день на особливому аркуші він записував усі справи, що доповідалися присутності і становив по них резолюцію. Після закінчення місяця ці листи листувалися набіло і перепліталися. Нотаріус же вів реєстр невирішених справ, а секретар проти кожного зазначав, у кого воно знаходиться у виробництві. Цей реєстр постійно знаходився на столі присутності перед місцем президії, щоб члени колегії могли бачити, скільки у них невирішених справ. Актуаріус вів загальний жур...
