нал всім вхідних паперів, зберігав у себе папери, відповідав за їх збереження і завідував заготовлением канцелярських приладдя. Якщо в наказах на поступили документах дяк проставляв дату надходження, то в колегіях поряд з датою з'являється і реєстраційний номер, відповідає номеру запису в реєстраційній книзі. Генеральний регламент встановлював процедуру розгляду та вирішення питання, яка включала: вступ справи, підготовку справи до слухання (розгляду і вирішення), слухання справи і прийняття рішення, оформлення рішення і доведення його до виконавця, контроль за виконанням рішення, архівне зберігання справ. p> Всі пакети, адресовані на адресу колегії, здавалися черговому чиновнику, який розписувався в одержанні і не роздруковувавши передавав у присутність. Укази, що надсилаються з Сенату, роздруковувалися у присутності самим президентом колегії, а інші папери - старшим членом присутності. Далі все що надійшли папери позначалися секретарем з позначенням часу їх надходження і здавалися актуаріус для запису в реєстраційних книгах. При це на самому вхідному документі проставлявся реєстраційний номер, а в реєстратурі позначаю, в який стіл передана папір на виконання. Канцелярським службовцем кожен документ передавався під розписку, вносяться до квитанційну книгу. При поверненні справи такі розписки знищувалися, і в книзі зазначалося час повернення справи. Попередньою підготовкою справи для розгляду в присутності колегії займалися помічники секретаря та канцеляристи під керівництвом секретаря. Підготовка справи до доповіді включала збір всіх необхідних довідок у даній справі (для цього в інші установи могли направлятися канцелярські запити) та виписку всіх існуючих узаконень по даній справі. Результатом цієї роботи був доповідь і коротка записка по справі (або екстракт) з коротким викладом суті питання, всіх обставин справи та існуючих законів, відповідно до яких повинно вирішуватися справа. Хід обговорення питання і прийняте рішення записувалося нотаріусом до протоколу ("Повсякденний записку" або журнал). Якщо член колегії мав особливе думка, він мав право вимагати записати його в протокол, і його вимога виконувалося. Протоколи підписувалися усіма членами колегії в той же день. Таким чином, Генеральний регламент передбачав систематичну запис всього ходу обговорення справ. Після засідання та підписання протоколу канцелярія готувала "виконавчі папери", що містили вирішення питання і відсилає на місця для виконання. Генеральний регламент звертає особливу увагу на те, що при відсилання виконавчих паперів колегія повинна була залишати у себе копії. Всі колегії між собою зносилися промеморіямі, в підвідомчі місця направляли укази, отримуючи від них рапорти. Всі вирішені справи здавалися в актохраніліща, які вперше за Генеральним регламентом отримали європейське найменування - архівів і повинні були стати особливими від канцелярії підрозділами для зберігання закінчених справ. Для завідування архівами була заснована особлива посада - архів...
