раметрами:
• Вони пов'язані з основною виробничою діяльністю організації.
• На них існують жорсткі маршрути проходження документів (можна і потрібно застосовувати системи жорсткої маршрутизації).
• Вони працюю з структурованими документами.
• Документи піддаються складною і специфічною обробці або мають розвинену семантику, яку потрібно програмно перевіряти і підтримувати (контракт-рахунок-накладна).
З маршрутів обробки документів можливий вихід у загальну систему діловодства, наприклад, для обговорення проекту документа або для отримання довідок з інших відділів або підрозділів підприємства. Загалом діловодстві основна схема роботи з завданнями і документами - це вільна маршрутизація. Воно відповідає за збір і розподіл інформації, за зв'язки із зовнішніми організаціями (поза основного виробничого процесу). У всі спеціалізовані системи діловодства від неї є відростки для обміну інформацією.
Методи і засоби автоматизації засновницької діяльності
Довгий час автоматизація установ у Росії здійснювалася у вигляді різного роду підсистем АСУ, заснованих на базах даних (кадри, канцелярія, бухгалтерія, зарплата, контроль виконання тощо) не благаючи значимості цих підсистем, зауважимо, що вони охоплювали лише до 15-20% загального обсягу інформації, циркулює в установі. p> Потреби по електронній обробці документів задовольнялися застосуванням функціональних пакетів (редакторів тексту і електронних таблиць) та інтегрованих пакетів програм Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Ці кошти виявилися недостатніми для управління величезними потоками паперових та електронних документів, що циркулюють як всередині одного підприємства, так і між ними. У цілому такий підхід грішив відсутністю комплексності в автоматизації діловодства та управління документообігом. p> В даний час розвиток інформаційних технологій призвело до появи методів і засобів, забезпечують інтегровані рішення з автоматизації офісу, що дозволяють автоматизувати ручні операції і пошук документів, автоматично передавати і відслідковувати переміщення документів і контролювати виконання доручень, пов'язаних з документами.
Методи автоматизації установ
Розглянемо основні методи автоматизації засновницької діяльності. Сучасні організації являють собою сукупність підрозділів, філій, відділів та офісів, що обмінюються між собою інформацією і виконують окремі частини загальної роботи. Основними фазами життя неструктурованої інформації в офісі є:
• введення інформації в систему,
• зберігання, навігація, пошук і фільтрація документів,
• колективного робота з документами,
• висновок інформації з системи.
Існують різні способи введення інформації в систему. Це насамперед сканування документів і збереження їх у вигляді графічних образів. У системах першого покоління графічні образи введених документів ідентифікуються за допомогою кл...
