та управління всіма системами документації з метою скорочення документообігу, підвищення якості документів і своєчасного забезпечення актуальною інформацією, необхідної для прийняття рішень в умовах застосування сучасної техніки і нових інформаційних технологій. З цього твердження можна вивести принаймні дві істотні відмінності діловодства від ДОУ:
Документаційне забезпечення управління охоплює всю документацію організації, а діловодство в основному поширюється лише на організаційно-розпорядчу документацію;
ДОП в значно більшій мірі дозволяє використовувати інформаційно-технологічну складову в роботі з документами.
Не слід розуміти діловодство та ДОП як взаємовиключні один одного поняття. Діловодство - більшою мірою формальне поняття (регламент, правило, умова, конструкція), жорстко визначає порядок роботи з документами (інструкція з діловодства). Документаційне забезпечення управління - поняття іншого роду. Його суть - забезпечення процесу управління (прийняття рішення) документованої інформацією, при цьому включаючи в нього аналітичні компоненти, зв'язок управлінських функцій з документами, їх обслуговуючими. Документаційне забезпечення управління, за нашим переконанням, - термін, що характеризує перехідну стадію від традиційного діловодства до управління документацією. br/>
1.2 Етапи підготовки та оформлення розпорядчих документів
Процедура видання розпорядчих документів в умовах колегіального прийняття рішення
Підготовка розпорядчих документів при колегіальному прийнятті рішень включає наступні стадії:
) Підготовка матеріалів до засідання колегіального органу.
) Внесення матеріалів на розгляд колегіального органу.
) Обговорення питання (підготовлених матеріалів) на засіданні колегіального органу.
) Ухвалення рішення по розглянутих матеріалами.
) Оформлення протоколу засідання.
) Видання розпорядчого документа.
) Доведення рішення до виконавців Діловодство (Організація і технології документаційного забезпечення управління).
Перша стадія передбачає збір інформації з питання та її аналіз і завершується оформленням аналітичної довідки. Цю роботу проводять у відповідності з планом роботи колегіального органу фахівець або група фахівців відповідного структурного підрозділу. Необхідна інформація може запитуватися з інших підрозділів, підвідомчих і інших організацій. Довідка повинна містити вичерпну і всебічну інформацію та конкретні пропозиції щодо вирішення проблеми. Вона повинна бути узгоджена з усіма зацікавленими в підготовлюване рішення фахівцями і підписана керівником підрозділу, що представляє питання на розгляд. Поряд з довідкою готується проект рішення колегіального органу. Довідка з пит...
