p align="justify"> Хортон і Леннон визначають управління документацією як функцію менеджменту, яка поширюється на життєвий цикл документів, включаючи їх створення, проходження по службі , тимчасове зберігання, передачу на постійне зберігання і знищення. Вони вважають, що управління документацією є складовою частиною управління інформаційними ресурсами організації і заслуговує того, щоб називатися однією з основних функцій управління в організаціях.
Визнання управління документацією функцією управління підтримують і інші дослідники. Наприклад, К. Хар і Д. Маклеод вважають, що управління документацією відноситься до числа стратегічних функцій організації. p align="justify"> Інший погляд на управління документацією представляє його галуззю (областю) діяльності в організації. У цьому випадку мова здебільшого йде про конкретний наповненні управління документацією видами робіт, операціями, технологіями тощо, тобто підкреслюється практичне значення управління документацією в організації. p align="justify"> У вітчизняному документоведении першої до концепції управління документацією звернулася О.М. Сокова. Своє розуміння управління документацією вона виклала в роботі Ділова документація у сфері управління . В її уявленні управління документацією полягає в:
В· організації повного і точного документування діяльності підприємств, створення відповідних форм документів;
В· веденні механізму контролю за обсягом та якістю створюваних документів;
В· спрощення діяльності щодо створення, накопичення та використання документів;
В· надійному зберіганні документації та своєчасної ліквідації непотрібних документів;
В· правовому обгрунтуванні всіх аспектів управління документацією.
У чому відмінність цього поняття від загальноприйнятого в російській та радянській практиці терміна діловодство? Діловодство, згідно з останнім державному стандарту, визначається як галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Цим ГОСТом діловодство одночасно розуміється і як документаційне забезпечення управління. p align="justify"> Тим самим сучасне діловодство як би піднімається на новий рівень, і його сфера дії поширюється на всю документацію організації. Однак формальне тотожність даних понять у державному стандарті - це лише позиція його розробників. Щоб підтвердити їх правоту, теоретичні положення повинні бути розгорнуті у відповідні механізми трансформації діловодства в документаційне забезпечення управління. Наприклад, О.М. Сокова розглядає ДОП як впорядкування документування...
