. p align="justify"> Положення про архів затверджується керівником організації, у складі якої він функціонує (Примірне Положення про архів установи, організації, підприємства, затверджене Державним комітетом з архівів та діловодства Республіки Білорусь від 30.04.1997 N 5).
До передачі в архів документи повинні бути сформовані у справи згідно з номенклатурою справ, а також пройти експертизу цінності.
Після закінчення термінів зберігання в архіві документи або передаються до державного архіву, або знищуються. Недержавні організації передають свої документи на державне зберігання у терміни і на умовах, передбачених у відповідному договорі з установами державної архівної служби (подп. 15.1.4 Основних правил), а при їх ліквідації або банкрутстві (за відсутності правонаступника) документи передаються на зберігання до органів , які зареєстрували статути таких організацій (подп. 15.2.8 Основних правил).
. Знищення документів
Знищенню підлягають:
справи тимчасового (до 10 років) зберігання після закінчення строків оперативного зберігання;
справи, не підлягають передачі до державного архіву після закінчення строків зберігання.
Відбір документів для знищення проводиться при проведенні експертизи їх цінності. За результатами експертизи на справи із закінченими термінами зберігання складається акт про виділення їх до знищення (форма акта міститься в додатку 4 до подп. 4.5.1 Основних правил). Справи включаються в акт, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому акт складений. p align="justify"> Приклад 2.
?????????????????????????????????????????? ?????????????????????????????????
? Якщо термін зберігання справи закінчується 1 жовтня 2009 р., така справа може? p align="justify">? бути включено в акт про знищення справ не раніше 1 січня 2010 р.?
?????????????????????????????????????????? ?????????????????????????????????
Відібрані до знищення та включені до акт документи передаються організаціям, котрі відають заготівлею вторинної сировини, тобто здаються в макулатуру.
Використання цих документів для господарських потреб заборонено (подп. 4.5.6 Основних правил).
Діяльність будь-якої організації передбачає створення і рух документів. Кількість цих документів може бути різним, проте всі вони в залежності від виду проходять один і той же шлях, який повинен бути однаковим і послідовним. В іншому випадку документообіг перетвориться на хаос. Прості на перший погляд форми роботи з документами, вимоги, пропоновані до їх життєвим циклам, роблять свою велику справу: чітко організоване діловодство є вірним способом досягнення ефективної системи управління в організації. br/>
