09 рік" буде?
? мати індекс, наприклад, 03-05, де 03 - код відділу кадрів, 05 -?
? порядковий номер справи в номенклатурі?
?????????????????????????????????????????? ?????????????????????????????????
Узгоджуються номенклатури справ:
державними організаціями:
сдающими документи до державного архіву, - з експертно-перевірочною комісією (ЕПК) або експертно-методичною комісією (ЕМК) державної архівної установи один раз на 5 років;
не здається документи в державні архіви, - з центральною експертною комісією вищестоящої організації;
недержавними організаціями:
уклали договір з державним архівним установою, - з ЕМК (ЕПК) державної архівної установи;
не уклали договір, - не узгоджуються.
Номенклатура справ затверджується керівником організації і вводиться в дію з початку діловодного року, тобто з 1 січня.
. Зберігання: оперативне та архівне
Усі створені в організації документи підлягають зберіганню, терміни якого залежать від змісту документа, його юридичної значимості. Початком обчислення строку зберігання документів є 1 січня року, наступного за роком закінчення їх діловодством (п. 4 Положення про порядок застосування переліку типових документів органів державної влади та управління, організацій Республіки Білорусь, індивідуальних підприємців з організації системи управління, ціноутворення, фінансів, страхування, управління державним майном, приватизації, зовнішньоекономічних зв'язків із зазначенням строків зберігання, затвердженого Постановою N 38).
Документи терміном зберігання понад 10 років зберігаються в архіві (архівне зберігання), всі інші, а також документи, що підлягають архівному зберіганню, до передачі їх в архів - за місцем їх створення (оперативне зберігання).
Для оперативного зберігання документи формуються у справи відповідно до номенклатури справ, які потім зберігаються в робочих кімнатах або спеціально призначених для цього приміщеннях. Справи поміщаються в замикаються шафи, оберігають документи від пилу і сонячного світла (ч. 2 п. 213 Інструкції з діловодства). p align="justify"> Справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу передаються до архіву організації після закінчення року, але не пізніше двох років після їх завершення діловодством.
Архів може бути виділений на підприємстві в самостійний структурний підрозділ, може входити до складу служби ДОП, а при її відсутності обов'язки з ведення архіву можуть покладатися на одного із співробітників організації. Особа, відповідальна за архів, призначається наказом. Обов'язки відповідального за архів обумовлюються в його посадовій інструкції...
