истеми, представлена ​​на рис. 2. p> Автоматизована система документаційного забезпечення управління В«ДЕЛОВ» складається з чотирьох підсистем: діловодство, звітні форми, довідники, адміністрування.
Підсистема В«ДіловодствоВ» реалізує виконання основних функцій системи і складається з наступних модулів:
В· модуль В«РеєстраціяВ» дозволяє ввести значення реквізитів реєстраційної картки, включаючи В«прикріпленняВ» до картки файлу з текстом документа, встановити зв'язки між документами, а так само передати документ у модуль В«ВиконанняВ»;
В· модуль В«ВиконанняВ» забезпечує виконання документа, включаючи винесення по документу доручень, оформлення звітів виконавців, списання документа в справу;
В· модуль В«ПошукВ» забезпечує пошук документів у картотеці за призначенням реквізитів їх реєстраційних карток. Виявлення документа за допомогою пошуку необхідно в тому випадку, якщо користувач не знає, в якій картотеці знаходиться документ. Результати пошуку, зокрема, можуть бути використані як інструмент контролю виконання документів або формування довільних звітних зведень (наприклад, формування списку не виконаних даною посадовою особою документів);
В· модуль В«РеєстрВ». З його допомогою йде обробка документів, що підлягають відправці, включаючи формування і роздруківку стандартних форм реєстрів розсилки;
Підсистема В«Звітні формиВ» формує список в відповідність з наперед визначеними критеріями відбору та оформляє їх у вигляді стандартних друкарських форм. Підсистемою підтримується формування відомостей про документообіг, зведення про виконання контрольних документів, зведення нагадування про виконання контрольних документів і т.д.
Підсистемою В«ДовідникиВ» реалізується функції обслуговування довідників системи, таких як довідник організаційної структури установи, правил діловодства та ін
Підсистема В«АдмініструванняВ» використовується для ведення списку користувачів системи. У цьому переліку для кожного користувача визначаються персональний ідентифікатор та пароль, права доступу до картотекам системи, документам різних грифів допуску, підсистемам і функцій системи. У системі передбачена можливість використання ЕЦП і шифрування.
В
Висновок
В результаті розгляду цих двох автоматизованих систем ДОП можна зробити висновок про характеристику здійснення якісного аналізу, визначити перелік основних параметрів, вибрати шкали їх вимірювання. У результаті виконаного аналізу необхідно зробити такі основні висновки:
- організаціям здійснювати впровадження тільки готових тиражної-замовних систем, з числа пропонованих на російському ринку, з подальшим гарантійним і після гарантійним обслуговуванням.
пропоновані сучасні тиражної-замовні автоматизовані системи документаційного забезпечення управління повинні бути від надійної фірми-розробника, що спеціалізується в цій предметній області і що має достатню кількість успішних практичних впроваджень. Це гарантує надійність інвестицій, забезпечення комфортного супроводу системи, реалізацію необхідних споживчих властивостей, так як фірма розробник випускаючи версії програмного продукту, змушена відслідковувати світові тенденції розвитку АС ДОП;
- АС ДОП повинні бути системоутворюючим фактором побудови корпоративної інформаційної системи, або органічно вписуватися в вже існуючу автоматизовану систему.
У масштабах всієї організації зобов'язані виконуватися фундаментальні принципи створення АС, повинна діяти єдина система класифікації, найменувань полів, атрибутів і термінології опису системних даних. Більше того класифікатори зобов'язані бути єдині з усім зовнішнім оточенням, з яким організація взаємодіє, так як це є необхідною умовою створення єдиного інформаційного простору. Використання класифікатора управлінськоїфункції та ведення розповіді спадкування в процесі реформування організаційних структур дозволить здійснювати ретроспективний аналіз, виконувати контроль і адекватно визначати правонаступника будь-якого документа на будь-якому проміжку часу;
-службова інформатизація організацій при впровадженні АС ДОП орієнтуватися не тільки на поліпшення роботи служб діловодства, а й на забезпечення зростання ефективності діяльності посадових осіб, виконавців, працівників секретаріатів для підвищення якості прийнятих рішень і створюваних документів.
Фактично АС ДОУ повинна забезпечити не тільки повторне застосування шаблонів і фрагментів раніше підготовлених резолюцій і документів, а й можливості колективної роботи служб діловодства, а й на забезпечення зростання ефективності діяльності посадових осіб, виконавців, працівників секретаріатів для підвищення якості прийнятих рішень і створюваних документів.
Впровадження електронного документообігу та активне включення в автоматизовану обробку документів учасників діловодного процесу підвищить виконавську дисципліну, оперативність і якість контролю викона...
