користання функцій електронного документообігу та обробки документів на ЕОМ.
Структура програмно-технічних засобів автоматизованої системи "ДІЛО" представлена ​​на рис. 1. АС ДОП В«ДЕЛОВ» призначена для роботи з використанням можливостей локальної мережі організації, реалізована в архітектурі В«клієнт-серверВ» на базі промислових СУБД і складається з ряду спеціалізованих автоматизованих робочих місць (АРМ), сконфигурированних для виконання основних функцій діловодства
Системи В«ДІЛОВ», встановлені в організаціях з територіально розподіленою структурою, повинні бути пов'язані один з одним по засобам електронної пошти, що підтримує інтерфейс MAPI. У систему включений-WEB-сервер діловодства, що забезпечує керівникам і фахівцям простий і ефективний доступ до даних про документи і самим документом з будь-якого локального або віддаленого АРМ по мережі Internet (Intranet). Стандартна версія системи В«ДІЛОВ» працює з СУБД Oracle і MC SQL Server. Функції, надаються кожному окремому користувачеві системи, визначаються його посадовими обов'язками і роллю в документообігу організації.
АРМ реєстрації вхідних документів забезпечує централізовану або децентралізовану реєстрацію всієї надходить в організацію кореспонденції. При цьому на кожен надійшов в організацію документ, не залежно від місця його реєстрації, заводиться реєстраційна картка, в якій системою фіксується вхідний номер (індекс). Для кожної підгрупи документів можлива власна нумерація за правилами, що збігається з прийнятим в організації порядком індексації документів.
АРМ контролю здійснює роботи з документами, мають доручення з плановими датами виконання. Реєстраційна картка контролю документа виділяється відповідною ознакою. При розсилці контрольних доручень документа його реєстраційна картка, на додаток до розсилці по виконавця, поміщається в папку на контролі. Користувачі, здійснюють контроль виконання документів, готують зведення про виконання контрольних документів і довідки-нагадування по виконанню контрольних документів.
АРМ посадової особи забезпечує роботу співробітників підприємства, які є офіційними учасниками документообігу - кореспондентами та адресатами документів. На адресу посадових осіб надходять документи, вони їх візують і підписують, дають доручення. Реєстровані системою посадові особи зовсім не обов'язково є її користувачами. За посадових осіб у системі можуть працювати користувачі, які мають відповідні повноваження (АРМ помічника). Якщо в системі працюють безпосередньо самі посадові особи та їх помічники, то вони повинні бути зареєстровані як користувачі АРМ користувачі - це робоче місце користувача, який здійснює підготовку документа відповідно до доручень посадових осіб.
АРМ системної технолога підтримує роботу адміністратора системи. Системний технолог виконує операції з контролю і виправленню помилок у роботі користувачів, заповнення, доповненню, і зміни вмісту довідників систем; налаштовує систему на поточні зміни в структурі та документообігу організації. Він здійснює включення користувачів в систему, розподіл прав і привілеїв.
АРМ отримання довідок і звітів за документами підтримує роботу працівника служби діловодства, здійснює отримання різних довідок і формування друкованих звітів, які містять відомості про документообіг, зведення про виконання документів.
АРМ працівника служби діловодства підрозділи здійснює виконання всіх функцій, необхідних для супроводу виконання документа у відповідному підрозділі.
АРМ реєстрації вихідних документів забезпечує реєстрацію вихідної кореспонденції, підписаної посадовою особою, в одному або декількох структурних підрозділах організації. Поза Залежно від місця реєстрації вихідного документа йому присвоюється реєстраційний номер, що формується за єдиними для даної підгрупи документів правилам. Включення документа в справу здійснюється шляхом занесення в реєстраційну картку запису, що містить найменування справи (згідно довідником номенклатури справ) дати і часу списання. Довідник номенклатури справ заповнюється системним технологом у відповідності з щорічно затверджується номенклатурою справ організації.
АРМ розсилки документів дозволяє спеціальному структурному підрозділу організації виконувати відправку вихідної кореспонденції. При цьому в реєстраційну картку документа проставляється дата і час фактичної відправки документа в зовнішнє організацію, фіксується спосіб відправки (фельдзв'язок, пошта, телеграма тощо) номер реєстру поштового служби. Реєстри відправки документів можуть бути роздруковані для передачі відповідної поштовій службі разом документами. Додатково підтримується можливість формування конвертів їх подальшої надпечаткой.
АРМ системного програміста забезпечує роботи з супроводу автоматизованої системи діловодства.
Функціональна схема АС ДОП В«ДЕЛОВ», побудована автором згідно з вищевикладеної структурою програмно-технічних засобів с...
