при необхідності - години та хвилини. Відмітка про надходження не проставляється на додатках до документа, а також проспектах, каталогах та інших матеріалах, що не підлягають реєстрації.
Секретар-референт або працівник служби діловодства повинен здійснювати «фільтрацію» вхідних документів, що направляються керівнику. Керівнику підприємства повинні передаватися на розгляд найбільш важливі та термінові з надійшли документів. Ці документи складаються секретарем в спеціальну папку для подальшого доповіді керівнику. Решта документів, які не потребують прийняття рішення на рівні керівника, можуть бути передані заступнику керівника підприємства, в структурні підрозділи або відразу виконавцям. При сучасній організації праці і зростанні кваліфікації працівників кількість документів, переданих безпосередньо в структурні підрозділи або виконавцям, збільшуватиметься.
На документах, переданих в структурні підрозділи, у правому верхньому кутку першого аркуша секретарем-референтом проставляється умовне позначення структурного підрозділу, наприклад: «ОР» - відділ реклами або 05 - номер (шифр) цього підрозділу. При передачі документів безпосередньо заступникам керівника або виконавцям зазначаються їх прізвища або ініціали.
У ряді організацій застосовується умовне позначення керівних посадових осіб, яке використовується при розмітці і направлення документів, наприклад, 01 - генеральний директор, 02 - заст. директора тощо
При наявності в організації локальної мережі прийом-передача документів здійснюється за допомогою ПК.
Значною мірою полегшує процес попереднього розгляду документів настільний пристрій сортування. Цей пристрій складається з літаків (секцій), що мають етикетки з умовним позначенням керівників підприємства, структурних підрозділів або виконавців. Вступники документи просто розкладаються по відповідних секціях. При невеликому обсязі документів для цих цілей можна також використовувати спеціальні папки з роздільниками.
При попередньому розгляді з'ясовується також, чи не потребують документи, передані керівництву підприємства, в підборі додаткових матеріалів (попередньої листування, контрактів, нормативних документів і т.д.). Ці документи підбираються секретарем-референтом і передаються разом з вхідним документом керівнику. Якщо в обов'язки секретаря-референта входить доповідь про надійшли документах, йому необхідно самому попередньо ознайомитися з цими матеріалами.
Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, що мають в адресі вказівка ??структурного підрозділу або прізвище працівника підприємства.
Передача вхідних документів на розгляд керівництву повинна здійснюватися після реєстрації.
Після реєстрації документи передаються для ознайомлення і прийняття рішення керівнику підприємства. Прийняття управлінського рішення по конкретному документу - одна з основних функцій керівника, центральне, вирішальне ланка в технології управління.
При розгляді документів керівник повинен дотримуватися рекомендацій, дотримання яких дозволяє прискорити проходження документів, уникнути збоїв в обробці документів, створити умови для їх своєчасного і якісного виконання. Керівник повинен розглядати документи в день їх надходження і в той же день (в крайньому випадку, наступн...
