ого дня) повертати секретарю-референту.
Розглядаючи вхідний документ, керівник повинен визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки по виконанню документа і встановити реальні терміни.
Ці вказівки повинні бути оформлені у вигляді резолюції на самому документі. Деякі офісні програмні продукти мають шаблони стандартних резолюцій, в яких необхідно проставити тільки виконавця та термін виконання. Відомості, взяті з резолюції (виконавець, термін виконання), додатково заносяться секретарем-референтом в реєстраційний журнал. Резолюція може бути підставою взяття документа на контроль. Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то особа, зазначена першою в списку, вважається відповідальним виконавцем.
Прагнення окремих керівників мати власний «архів», що складається з копій отриманих або підписаних документів, свідчить про невисоку управлінської підготовки керівника або про недовіру секретарю-референту. Документи в цьому випадку зберігаються неупорядоченно, пошук їх, утруднений. Таких «архівів» бути не повинно.
З резолюцією керівника документ передається відповідальному виконавцю під розписку в журналі реєстрації вхідних документів з проставленням виконавцем дати отримання. Для виключення втрат переміщення документів між виконавцями здійснюється через ТДВ або секретаря-референта з фіксацією факту передачі у журналі реєстрації.
Для забезпечення оперативного виконання документа одночасно кількома виконавцями секретар-референт розмножує вхідний документ і передає копії виконавцям.
Однак не слід захоплюватися зайвим копіюванням документів. Багато організацій через острах втрат знімають копії з усіх документів, що надійшли. Така практика збільшує обсяги документів, ускладнює роботу з ними, призводить до нераціональних витрат праці, часу і матеріалів. Альтернативою бездумному копіюванню є підвищення виконавської дисципліни і відповідальності працівників за отриманий документ, передача документів під розписку в журналі, розбір випадків втрат документів на нарадах керівництва тощо
Документ знаходиться в роботі у виконавця до остаточного вирішення питання. Коли робота над документом завершена (складено у відповідь документ, виконано конкретну дію, завдання), на документі виконавцем проставляється реквізит «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи». Після цього надійшов документ для довідкової роботи підшивається в справу з заголовком «Листування з зовнішніми організаціями за 2011 р. (вхідні)».
Висновок
Документ - це матеріальний об'єкт із закріпленою на ньому інформацією для передачі її в часі і просторі.
Документ є інформаційною функцією, в ньому фіксуються факти, події, явища практичної розумової діяльності людини. За допомогою документа забезпечується вплив на групи людей для організації та координації їхньої діяльності. Комунікативна форма документа забезпечує зовнішні зв'язки підприємства та організацій.
Вхідні документи - це офіційні документи, що надходять в організацію чи установу. Напрямок руху вступників документів і технологія їх обробки залежать від того, хто є автором документа (вищестояще установа, підвідомча організація або організація, яка не перебуває в соподчиненной зв'язку з вашою організацією...
