рент проводить у встановлені дні попередню перевірку і отримує інформацію від виконавців про хід і результати виконання документів. За результатами перевірки проводиться аналіз виконання документів і в разі істотного відставання, затримки виконання робиться доповідь керівнику підприємства для прийняття екстрених заходів (про результати виконання документів робляться повідомлення на оперативних нарадах керівництва). Продовження термінів виконання може проводитися тільки за вказівкою керівника.
Документ вважається виконаним і знімається з контролю керівником після проведення конкретної роботи виконавцем (підготовки відповіді, складання проекту контракту, проведення ділової зустрічі і т. п.). Результати виконання в короткій формі записуються на самому документі (реквізит «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи»). Крім того, ставиться відмітка про виконання в журналі реєстрації.
Електронні документи, що надійшли електронною поштою, виконуються і контролюються аналогічно традиційним документам.
Контроль виконання документів як складова частина діловодства та контроль виконання як функція управління в ряді фірм суміщені. Висока виконавська дисципліна та відповідальність працівників підприємства, єдність виконавців у досягненні поставлених цілей («єдність команди») та інші фактори, що впливають на результативність роботи, можуть взагалі призвести до виключення контролю над виконанням документів в організації.
. Обробка вхідних документів
Прийом та обробка вступників (вхідних) документів здійснюється секретарем-референтом або працівником служби діловодства. Вхідні документи можуть бути доставлені поштою, кур'єром, поступити у вигляді факсимільного або електронного повідомлення.
Надійшли документи проходять такі етапи:
o первинну обробку;
o попередній розгляд, розмітку;
o реєстрацію;
o розгляд документів керівництвом;
o напрямок на виконання;
o контроль виконання;
o виконання документів;
o підшивку документів у справи.
Первинна обробка вхідних документів полягає в перевірці правильності адресування, кількості аркушів документа, що поступив, наявності додатків. За відсутності додатків або листів документа ставиться до відома відправник і робиться відмітка на самому документі і в журналі реєстрації вхідних документів у графі" Примітка". Якщо отриманий факс повністю або частково не читаємо, про це також ставиться до відома відправник.
При обробці надходить кореспонденції необхідно дотримуватися право громадян на таємницю листування. Працівник, який отримує вхідні документи, що не розкриває листи, що мають позначку «Особисто» («Private»). Кореспонденція, що має позначку «Конфіденційно», обробляється тим співробітником, який має до неї допуск.
Попередній розгляд вхідних документів проводиться з метою розподілу документів на реєстровані і незареєстровані документи.
На реєстрованих документах проставляється автоматичним нумератором реквізит «відмітка про надходження документа в організацію», що містить вхідний номер документа і дату надходження,...
