ередані комісії, всі цінності, що надійшли під їх відповідальність, оприбутковані, а вибулі - списані в витрата. Ці розписки передбачені в уніфікованих формах інвентаризаційних описів;
голові комісії завізувати всі документи, додані до реєстрів (звітів) матеріально відповідальними особами, із зазначенням «до інвентаризації на» _________ « (Дата) », що має служити бухгалтерії підставою для визначення залишків майна до початку інвентаризації за обліковими даними.
На наступному етапі призначена наказом керівника інвентаризаційна комісія проводить безпосередню перевірку фактичної наявності майна шляхом підрахунку, зважування, обміру. При цьому повинно бути забезпечено обов'язкову участь матеріально відповідальних осіб. Якщо при проведенні інвентаризації відсутній хоча б один член комісії, це служить підставою для визнання її результатів недійсними [13,41].
Всі відомості про майно заносяться в інвентаризаційні описи або акти інвентаризації не менш ніж у двох примірниках. Для оформлення інвентаризації використовуються форми первинної облікової документації, в які заносяться відомості про фактичну наявність майна [4].
Наприклад, в Інвентаризаційного опису (порівнювальної відомості) бланків суворої звітності та грошових документів (ф. 0504086) відображаються: найменування та код бланків суворої звітності, одиниця виміру; відомості про фактичну наявність (ціна, кількість); відомості за даними бухгалтерського обліку (кількість, сума); відомості про результати інвентаризації (за недостачу і по надлишкам - кількість і сума).
Інвентаризаційний опис готівкових коштів (ф. 0504088) застосовується для відображення результатів проведеної інвентаризації готівкових коштів в касі організації. Вона відображає: відомості про наявність грошових коштів у касі установи фактично і за обліковими даними (цифрами і прописом), відомості по недостачу і по надлишкам, виявленим за результатами інвентаризації; номери останніх прибуткових і видаткових касових ордерів.
В Інвентаризаційну опис (слічітельнуювідомість) по об'єктах нефінансових активів (ф. 0504087) заносяться такі дані: найменування та код об'єкта обліку, інвентарний номер, одиницю виміру; відомості про фактичну наявність об'єкта обліку (ціна, кількість); відомості за даними бухгалтерського обліку (кількість, сума); відомості про результати інвентаризації (за недостачу і по надлишкам - кількість і сума). Виявляються розбіжності щодо недостач або лишків в кількісному і сумовому вираженні.
Всі інвентаризаційні описи повинні бути підписані головою комісії та її членами.
При заповненні інвентаризаційних описів потрібно:
виробляти їх заповнення як з використанням засобів обчислювальної та іншої організаційної техніки, так і ручним способом. При цьому в них не повинно бути ні помарок, ні підчисток;
вказувати найменування інвентарізуемое майна, його кількість за номенклатурою та в одиницях виміру, прийнятих в обліку;
на кожній сторінці опису вказувати літерами число порядкових номерів матеріальних цінностей і загальний підсумок кількості в натуральних показниках, записаних на даній сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах і так далі ) ці цінності показані;
