продовжувати контакти з співрозмовником. Тактичний партнер по спілкуванню повинен правильно оцінити ситуацію і вибрати відповідну лінію поведінки.
Картка фірми. Така картка оформляється із зазначенням адреси, телефону, телефаксу (телекса) і застосовується для представницьких цілей: на презентаціях, виставках, ярмарках, при врученні подарунків, сувенірів, привітань від імені фірми. Діловим людям також вельми корисно мати картки для неслужбових ситуацій, дружніх, світських контактів, коли згадка посади, підкреслення офіційного статусу може бути не зрозуміле і не прийнято. На таких картках можуть бути проставлені професія, почесні та вчені звання та ін. Візитні картки найчастіше вручають особисто. У етикеті діє принцип першочерговості. При знайомстві першим вручає свою картку той, чий ранг, посадове становище нижче, людина менш відомий. Якщо соціальний статус співрозмовників рівний, перший пропонує візитну картку молодший за віком. Якщо і посаду, і вік однакові, тобто має місце так зване симетричне спілкування, то більшу оперативність може проявити більш важливий, більш активний або більше зацікавлена ??людина. При діловій зустрічі з іноземними партнерами першими візитні, картки вручають господарі. На переговорах після процедури обміну візитками, щоб правильно вимовляти і не плутати імена, картки доцільно розташувати на столі перед собою в такому порядку, у якому сидять партнери. Секретарю-референту необхідно систематизувати одержувані візитні картки за різними ознаками: за прізвищами власників (в алфавітному порядку), по організаціям та ін. - І внести ці відомості у відповідну базу даних. Правила вручення візитних карток При врученні візитних карток прийнято обмінюватися легкими поклонами. Своє прізвище, особливо якщо вона важковисловлюване, потрібно назвати вголос. У США і Європі особливих регламентів не існує. У близькосхідних країнах картку слід вручати правою рукою, в країнах Азії, зокрема в Японії, - обома руками. Прийняв візитну картку повинен її прочитати і вимовити вголос прізвище партнера, щоб бути впевненим у її правильному вимові. Якщо візитна картка додається до подарунка, її вкладають в коробку з подарунком. Конверт з візиткою заклеюють тільки в тому випадку, коли послання носить суто особистий характер.
Якщо візитну картку вкладають в букет квітів, що посилається за офіційним приводу, до свята, то на картці трохи вище набраного імені потрібно зробити коротку приписку. Візитні картки, що залишаються при відсутності адресата в офісі чи вдома (в резиденції) особисто їх власниками, прийнято загинати відповідно до місцевої традицією.
У Росії прийнято в подібних випадках загинати (а потім распрямлять) правий верхній кут картки або її праву сторону по всій ширині. Прізвище того, кому залишається картка, на ній не пишеться.
У наші дні в лівому верхньому або нижньому куті візитної картки можуть бути зроблені позначки, які представляють собою встановилися в міжнародному протоколі скорочення і умовно позначають привід, за яким надсилаються візитки.
15. Підготовка та оформлення форм реєстрації телефонних переговорів, що входять телефонограм, вихідних телефонограм
Форма блокнота (журналу) телефонних переговорів
№ДатаВремя год (хв) Організація, прізвище, посада абонента, телЦель тел. звонкаРешеніе руководітеляДействія секретаря
Форма журналу для реєстрації вхідних телефонограм
№Регістр. номерАдресатТекст телеграммиКому переданий текст теле-миРешеніе рук-ляВозможние і необхідні дії секретаря
Форма журналу для реєстрації вихідних телефонограм
№Регістр. н-рАдресатТекст теле-миКто прийняв текстКто передалКого інформувати
Секретар ініціатор телефонного дзвінка
№Целі і дії секретаря1Секретарь повинен ретельно підготуватися до телефонної розмови: визначити мету дзвінка, що необхідно сказати; зібрати Документи, матеріали; уточнити факти, дати, імена, прізвища, адреси, номери телефонів, які можуть знадобитися; скласти перелік питань, які слід з'ясувати; записати основні положення майбутньої розмови, щоб не упустити важливі моменти в процесі беседи.2Надо визначити оптимальний час для телефонної розмови. Воно повинно бути зручним для співрозмовника і прийнятним для секретаря. Треба подумати і про те, коли простіше додзвонитися до абонента. Вважається, що найкращий час для ділових дзвінків - початок робочого дня організації, установи, тобто з 9 до 10 часов.3Добівшісь з'єднання по телефону з потрібним абонентом, необхідно привітатися і представитися (назвати своє ім'я та прізвище, посада, місце роботи), з'ясувати наявність або відсутність адресата. Якщо трубку зняв секретар, то треба привітатися, представитися, ...
