пересування;
в) бронювання місць у готелях;
г) місця відвідування і проїзд до них;
д) окремі особи або компанії, з якими потрібно встановити зв'язок (найменування, адреси, телефон).
. Секретар продумує подарунки і сувеніри для приймаючої сторони.
. Секретар постачає керівника канцелярським приладдям (блокноти, ручки, папки і т. П.).
Перелік документів необхідних керівнику у відрядженні:
) паспорт (при необхідності закордонний паспорт);
) авіаквитки або залізничні квитки;
) посвідчення про відрядження;
) службове завдання.
14. Робота секретаря з візитними картками
Робота секретаря-референта з візитними картками Візитні картки, будучи ефективним елементом комунікаційних зв'язків, знайшли широке застосування в самих різних сферах ділового життя. Візитна картка - одна зі складових іміджу фірми і особистого іміджу її власника. Секретарю-референту необхідно знати вимоги до її оформлення, види, зміст карток, правила вручення. У приймальні у секретаря завжди повинен бути запас представницьких карток організації. Безсумнівно, візитна картка повинна бути і у самого секретаря-референта - в організаційній та представницької діяльності вона незамінна.
Основне призначення візитних карток - представлення ділових і офіційних осіб один одному при знайомстві. Вони також використовуються для підтримки контактів (привітання зі святом, вираз вдячності, подяки і т.п.).
Правила оформлення візитних карток неухильно дотримуються тільки в дипломатичній сфері. Для бізнесменів вони не настільки суворі. Але рекомендується мати класичну візитку, яка виглядає наступним чином: вгорі по центру - назва фірми, в якій працює власник картки, нижче по центру - ім'я, по батькові та прізвище, ще нижче - посада, а в правому нижньому кутку - телефон, факс, пейджер , Адреса електронної пошти. У США і Великобританії на візитках прийнято вказувати і координати web-сайту компанії та особистої web-сторінки власника. Стандартний формат візитної картки - 50x90 см (на щільному папері, з гладкою або фактурною поверхнею).
Види візитних карток. Особиста візитна картка. Ім'я, по батькові та прізвище друкуються прописними буквами, посада - малими. Може бути зазначено лише ім'я або ініціал власника - залежно від іміджу, віку, національних і культурних традицій. Спочатку слід писати своє ім'я, по батькові і тільки після цього прізвище. Зазвичай зазначаються адреса фірми і телефон (у тому числі і домашній). Іноді вказуються телекс, факс, пейджер та адресу електронної пошти. Цей вид картки використовується при відбулося знайомство. Різновидом особистої картки є сімейна або, як її ще можна назвати, спільна візитна картка або картка подружжя. Вона використовується при знайомстві, напрямку поздоровлень друзям родини, додається до подарунків. Ім'я дружини ставиться перед ім'ям чоловіка. У ряді випадків на таких візитних картках можна вказати домашній телефон, адресу.
Ділова стандартна картка. На ній зазначаються прізвище, ім'я, по батькові, місце роботи, посада, службовий телефон, телефакс (телекс). Картка містить необходимое реквізити для продовження контактів і використовується у випадку відбувся знайомства. Існують деякі стандарти для розміщення тексту на діловій картці. Так, ім'я співробітника з керівного складу фірми друкується в центрі картки, посада - більш дрібним шрифтом під ім'ям. Назва, адреса фірми набираються в лівому нижньому кутку. Номера телефону, телефаксу - в нижньому правому. На діловій картці співробітника, який не займає керівної посади, в центрі друкується назва та адреса фірми, в нижньому лівому кутку - його ім'я, по батькові, прізвище. Внизу справа - номера телефону, телефаксу. Сфера застосування такого виду карток виключно службова. У світському житті їх використовувати не слід. При написанні посади потрібно вказати область повноважень. Наприклад, не просто «проректор», а «проректор з навчальної роботи». Якщо візитка надрукована на іноземній мові, прізвище та ім'я пишуться повністю, а батькові позначається однією заголовною буквою. В іноземних мовах поняття «по батькові» відсутній, і його можуть сприйняти як друге ім'я. Номер домашнього телефону на стандартній візитці непроставляється. Це інформація конфіденційного характеру. При необхідності його можна написати від руки. Представницька картка. На цій картці вказують прізвище, ім'я, по батькові, повна назва фірми, посади, але не проставляють координати - ні адреса, ні телефон. Картку використовують для представницьких цілей. Вона полегшує конкретне спілкування. Але її вручення не має на увазі обов'язкового наміри власника...
