ументообігу, цей досвід можна легко застосувати для поліпшення інших бізнес-процесів організації. p align="justify"> Життя не стоїть на місці - компаніям та організаціям потрібно постійно розвиватися. Навіть ідеально вибудуваний бізнес-процес з часом потребує реорганізації: зростає кількість співробітників, змінюються внутрішні обставини і зовнішнє середовище, зростає кількість нерегульованих взаємовідносин і некерованих факторів, виникають конфлікти, знижується прибуток. Тому стає очевидною необхідність переходу на новий рівень організації роботи служби. В організаціях проводять аналіз діяльності, вивчення передового досвіду, розробляються нові регламенти, переоснащуються робочі місця і впроваджуються нові технології. Починається новий цикл всієї організації. З часом, цей цикл повторюється знову і знову. Перехід з одного ступеня розвитку на нову з метою підвищення ефективності - це і є оптимізація. Відбувається свого роду еволюція, і в цьому процесі важливу роль відіграє саме оптимізація документообігу. p align="justify"> Оптимізація документообігу дозволяє:
) знизити поточні витрати;
) підвищити якість обслуговування;
) знизити операційні витрати;
) досягти цільових показників;
) підвищити керованість окремих бізнес-процесів;
) підвищити керованість компанії;
Це дає можливість:
) знизити собівартість продукції та послуг;
) прискорити прийняття рішень;
) підвищити привабливість продуктів компанії і самої компанії для клієнтів.
Все це, в підсумку, підвищує конкурентоспроможність і стабільність компанії.
У яких же випадках слід починати оптимізацію документообігу? В ідеалі - заздалегідь. Але найчастіше - коли вже почалися проблеми: зросли ціни на ресурси (площі, зарплата, енергія, послуги); почали губитися документи; зберігання документів вимагає все більше площ, а обробка документів - все більше часу і людей; довгий розгляд заявок або обробка справ викликає невдоволення споживачів і клієнти йдуть до конкурентів і т.д.
Причиною прийняття рішення про оптимізацію документообігу можуть, наприклад, послужити:
) претензії клієнтів;
) скарги виконавців;
) збільшені витрати на документообіг;
) невдоволення керівництва.
Оптимізація документообігу, виконана вчасно і виконана професіоналами, дозволяє виконавцям більш ефективно виконувати роботу, а організації - економити найважливіші ресурси, підвищувати конкурентоспроможність і продовжувати рости і розвиватися.
У ході практики студент виявив суттєві помилки у веденні діловодства даної служби.
Були виявлені такі недоліки:
. Неправильне застосування та оформлення реквізитів у документі, яке порушує правила ГОСТ Р6.2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації.
. Номенклатура справ заповнена не повністю.
. Відсутня експертиза цінності документів, документи не здаються в архів.
ВИСНОВОК
У ході практики були розглянуті різні питання з методології документаційного забезпечення управління на прикладі конкретної організації.
Нормативно-правова база щодо ведення діловодства представлена ​​на прикладі законодавчих актів РФ з діловодства, Трудового кодексу РФ, Інструкції з діловодства в Семенівському районному газовому ділянці, Інструкція з діловодства, ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації, Трудовий кодекс РФ, Федеральний закон Російської Федерації "Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації" від 27 липня 2006 р. № 149 - ФЗ. Але робота з діловодства не завжди ведеться у відповідності з даними документами. p align="justify"> Служба діловодства представлена ​​в особі секретаря, яка виконує свої обов'язки відповідно до своєї посадовою інструкцією.
Документи, що надходять в організацію, спочатку потрапляють до секретаря, а потім вже до керівника, який ставить на ...
