тановлених в організації процедур роботи з документами на паперовому носії та в електронній формі. Ці кваліфікаційні вимоги повинні бути відображені в посадових інструкціях працівників. Кваліфікаційні вимоги до системним адміністраторам і фахівцям служби технічної підтримки КСД визначаються по лінії підрозділів інформатизації і не припускають спеціальної документоведческой підготовки. Разом з тим, як показує досвід, з часом, виконуючи завдання, пов'язані з впровадженням нових версій програмного забезпечення та його тестуванням, зіставленням наявних і нових функціональних можливостей КСД, фахівці та цих підрозділів все більше занурюються в питання технології електронного документообігу.
Особливої ??уваги заслуговує роль так званих системних технологів КСД. Ці фахівці, виконуючи функції користувальницького та технологічного адміністрування, забезпечують можливість коректної роботи всіх інших користувачів КСД, здійснюють настроювання системи на технологію документообігу. Без таких фахівців ефективне застосування корпоративних технологій управління документообігом в даний час неможливо. Тому важливо, щоб навіть у невеликій організації їх було як мінімум двоє (при відсутності одного з них було б кому вирішувати поточні питання). В організаціях, де впроваджуються КСД, зараз обов'язки такого роду фахівців різняться.
По-перше, обов'язки системних технологів виконують як фахівці служб документації, так і фахівці підрозділів інформатизації. На наш погляд, можна використовувати і той, і інший варіант або навіть обидва (один технолог - зі служби документації, а інший - з підрозділу інформатизації). Тандем з двох фахівців Розрізняють профіль підготовки може виявитися досить продуктивним. По-друге, нерідко функції системних технологів КСД доручають працівникам на додаток до вже наявних обов'язків. Цей варіант допустимий, але важливо, щоб було знайдено розумне поєднання різних функцій. Крім того, у великих організаціях у міру розширення масштабів використання КСД сфера діяльності системного технолога розширюється, тому з часом поєднувати ці функції з іншими може бути все більш важко.
Системний технолог повинен добре розбиратися в процесах і процедурах документообігу, технологіях управлінської взаємодії і бути підготовленим у сфері застосування сучасних інформаційних технологій, знати всі функціональні можливості програмного продукту, використовуваного для КСД. При цьому він повинен вміти працювати з людьми, а в ряді ситуацій володіти завидним терпінням. Як показує досвід, ці фахівці повинні також мати уявлення про особливості управління проектами. Іноді на них може бути покладено деякі функції управління проектом (під яким розуміється впровадження і розвиток КСД).
Для успішного вирішення питань на різних рівнях управління системному технологу КСД потрібен певний управлінський статус, наприклад, керівника або заступника керівника відділу, а також покладання на працівника функцій системного технолога КСД наказом чи розпорядженням керівника організації. Вказівки системних технологів (в усній або письмовій формі) повинні бути обов'язковими для користувачів системи.
До найбільш істотних функцій системного технолога можна віднести:
- ведення довідників КСД, у тому числі підтримка в актуальному стані довідника підрозділів та посадових осіб організації;
- налаштування системи на актуальну структуру організації і технологію документообігу (у взаємодії з керівником служби документації);
- підключення нових користувачів до роботи в системі, відключення вибулих користувачів (ведення довідника користувачів);
- роботу з користувачами, у тому числі участь у навчанні нових користувачів КСД, вивчення нових версій програмного забезпечення і доведення змін у технології до користувачів КСД, консультування користувачів з питань технологічних процедур документообігу;
- контроль за дотриманням технологічної дисципліни при внесенні інформації в базу даних; при необхідності він дає вказівки щодо усунення помилок користувачам і координаторам по використанню КСД у підрозділах;
- ведення обліку виділених ліцензій програмного продукту, використовуваного для КСД, і задіяних клієнтських місць;
- облік випадків збоїв у роботі системи, інформування розробника про зафіксовані помилки в роботі програмного забезпечення; організаційно-методична роботу, участь у розробці документів, що регламентують роботу користувачів КСД;
- участь у заходах, що проводяться службою документації, щодо вдосконалення документообігу;
- участь в організації використання криптографічних засобів для задач електронного документообігу.
Поряд із зазначеними функціями системн...
